Certificazione EUDR con eudr.co: Una guida pratica alla conformità con fiducia

La certificazione EUDR è il nuovo standard legale per le aziende che operano nella catena di approvvigionamento dell'UE di prodotti di base ad alto rischio come caffè, cacao, soia, olio di palma, gomma, bestiame e legno. Con date di applicazione fissate al 30.12.2025 per le grandi imprese e al 30.06.2026 per le PMI, la conformità non è più facoltativa.

Questo articolo spiega cosa comporta la certificazione EUDR, perché è importante e come la piattaforma eudr.co supporta le aziende in ogni fase, dalla raccolta dei dati sul campo alla documentazione pronta per l'audit. Che siate importatori, esportatori, trasformatori o commercianti, la comprensione dei requisiti EUDR è fondamentale per le operazioni legali e la competitività a lungo termine nel mercato dell'UE.

Cos'è la certificazione EUDR?

La certificazione EUDR è il processo per dimostrare la conformità al Regolamento UE sulla deforestazione (Regolamento (UE) 2023/1115). Si applica alle aziende che importano, esportano o commerciano determinati prodotti ad alto rischio all'interno del mercato dell'UE e richiede il rispetto di rigorosi standard ambientali e legali.

Per essere certificate ai sensi dell'EUDR, le aziende devono dimostrare che ogni prodotto rilevante è:

• Libero da deforestazione e degrado forestale dopo il 31.12.2020.
• Prodotto legalmente secondo le leggi vigenti nel Paese di origine.
• Completamente tracciabile fino all'esatto appezzamento di terreno in cui è stato coltivato o prodotto.

Queste regole riguardano sia le materie prime che un'ampia gamma di prodotti derivati. Ad esempio, il cioccolato deve essere tracciabile fino alla piantagione di cacao e i prodotti cartacei fino a uno specifico appezzamento forestale.

La certificazione EUDR non viene rilasciata da un'autorità centrale. L'azienda che immette il prodotto sul mercato dell'UE deve invece presentare una dichiarazione di dovuta diligenza (DDS) attraverso il sistema TRACES-NT. Questa dichiarazione conferma che tutte le fasi di conformità sono state completate, sulla base di dati verificabili e di una valutazione documentata del rischio.

Lo scopo principale della certificazione EUDR è quello di spostare la responsabilità della due diligence ambientale sull'azienda stessa. Ciò richiede che le aziende costruiscano sistemi affidabili per la raccolta dei dati, la documentazione e il controllo interno.

In sostanza, la certificazione EUDR non è un'etichetta, ma una conferma legale che un prodotto è conforme alle norme UE in materia di sostenibilità, legalità e trasparenza. Supporta la tracciabilità, la verificabilità e la responsabilità in ogni fase della catena di approvvigionamento. Per le aziende, questo significa integrare la conformità nelle operazioni quotidiane, non trattarla come una formalità una tantum.

Principali sfide di conformità nell'ambito dell'EUDR

Per ottenere la certificazione EUDR non basta presentare qualche documento. Richiede alle aziende di istituire nuovi sistemi, rivalutare le relazioni con i fornitori e spesso ripensare le modalità di raccolta e verifica dei dati della catena di approvvigionamento. Sebbene la normativa preveda chiare aspettative legali, il percorso verso la piena conformità è tecnicamente complesso e operativamente impegnativo.

Diverse sfide emergono tra i settori e i flussi di merci, soprattutto per le aziende che hanno a che fare con catene di approvvigionamento non lineari o distribuite a livello globale.

Catene di fornitura a più livelli

Le moderne catene di approvvigionamento spesso includono un mix di piccoli produttori, aggregatori, trasformatori e commercianti che operano in diverse giurisdizioni legali. In questo ambiente, la tracciabilità di una singola spedizione fino a un determinato appezzamento di terreno presenta diverse difficoltà, tra cui:

• Visibilità limitata al di là dei fornitori immediati.
• Registrazioni incoerenti tra le regioni.
• Silos operativi tra i team di sourcing, approvvigionamento e conformità.

Questa complessità rende difficile costruire la catena di custodia ininterrotta richiesta dall'EUDR.

Lacune nella documentazione legale

Per dimostrare la produzione legale, le aziende devono basarsi sui registri della proprietà terriera e sulla documentazione dei diritti d'uso. Ma in molte regioni ad alto rischio, il quadro normativo è debole o scarsamente applicato. 

Ne conseguono sfide comuni come:

• I sistemi di proprietà fondiaria sono informali o contestati.
• I documenti legali possono essere mancanti, obsoleti o non verificabili.
• Le sovrapposizioni giurisdizionali creano incertezza su quali leggi applicare.

Tali lacune creano ambiguità giuridica e aumentano il rischio di non conformità involontaria.

Limitazioni della tracciabilità

Il regolamento richiede la tracciabilità fino al luogo di origine, il che richiede un livello di trasparenza della catena di approvvigionamento che molte aziende non hanno mai raggiunto in precedenza. 

Le barriere tipiche includono:

• Miscelazione di materie prime durante l'aggregazione, che oscura l'origine individuale.
• Mancanza di capacità digitale tra i fornitori a monte per fornire dati standardizzati.
• Sistemi scollegati in cui la tracciabilità si interrompe tra i vari livelli.

Senza un metodo unificato per tracciare ogni lotto attraverso la catena di fornitura, le aziende potrebbero non essere in grado di dimostrare l'origine e la legalità dei loro prodotti.

Rischi di non conformità

Oltre alle sfide operative, le aziende devono considerare anche le conseguenze finanziarie e di reputazione derivanti dal mancato rispetto dei requisiti EUDR. 

Le azioni di applicazione della normativa possono includere:

• Ammende fino al 4% del fatturato annuo dell'UE della società.
• Sequestro di merci non conformi alla frontiera.
• La divulgazione pubblica delle violazioni incide sulla fiducia dei clienti e dei partner.

In alcuni casi, la non conformità può portare all'esclusione totale dai mercati dell'UE. Questi rischi sottolineano l'importanza di agire tempestivamente non solo per preparare la documentazione, ma anche per costruire una solida infrastruttura di conformità in grado di resistere agli audit e alle indagini.

Sebbene l'EUDR stabilisca un requisito legale uniforme, la capacità reale di conformarsi dipende dalla preparazione operativa dell'azienda. Le aziende che si affidano a scambi di dati manuali, a sistemi isolati o a una supervisione parziale rischiano di subire ritardi, sanzioni o la perdita dell'accesso al mercato. Comprendere la natura di queste sfide è il primo passo per costruire un approccio affidabile e scalabile alla conformità.

Come eudr.co consente la certificazione EUDR

A EUDR.coAbbiamo sviluppato una piattaforma di conformità specificamente concepita per soddisfare gli standard legali, operativi e documentali del Regolamento (UE) 2023/1115 , il Regolamento UE sulla deforestazione. A differenza di un software ESG generico o di strumenti interni improvvisati, il nostro sistema affronta il regolamento come un obbligo legale a sé stante, non come un livello secondario di reporting.

La nostra piattaforma funge da ambiente digitale dedicato in cui la conformità EUDR non è un ripensamento, ma una parte integrata delle operazioni aziendali. Questo approccio aiuta le aziende a evitare le comuni insidie dei flussi di lavoro frammentati e delle fonti di dati scollegate, che sono spesso la causa principale dei fallimenti degli audit e dei ritardi nella certificazione.

Offriamo una soluzione end-to-end che consente alle aziende di gestire ogni fase degli obblighi di due diligence con coerenza e chiarezza giuridica. In particolare, la nostra piattaforma aiuta le organizzazioni a:

• Digitalizzare e automatizzare i principali processi di conformità che altrimenti richiederebbero una gestione manuale ripetitiva.
• Centralizzare i dati della catena di approvvigionamento provenienti da vari soggetti, rendendo più facile la verifica degli input e la tracciabilità della documentazione nel tempo.
• Creare una traccia di audit difendibile che sia in linea con i requisiti delle autorità competenti dell'UE e che resista al controllo di terzi.

Passando da documenti statici e fogli di calcolo a flussi di lavoro strutturati con convalida incorporata, le aziende possono garantire che la conformità all'EUDR sia non solo realizzabile, ma anche sostenibile e scalabile. Ciò è particolarmente importante per le aziende che gestiscono catene di fornitura complesse, transfrontaliere o con volumi elevati.

La nostra piattaforma è progettata per supportare la conformità come una funzione continua, non solo come una scadenza di reporting. Aiuta le organizzazioni a ridurre l'incertezza giuridica, a rispondere più rapidamente ai cambiamenti normativi e a mantenere l'allineamento con le aspettative del mercato UE. In definitiva, trasforma la certificazione EUDR da un obbligo reattivo a un processo proattivo e ripetibile che aggiunge valore a lungo termine all'intera catena di fornitura.

Assistenza alla certificazione passo dopo passo con la piattaforma eudr.co

Ogni fase della certificazione EUDR richiede azioni precise e ben documentate, conformi agli standard legali e verificabili in sede di audit. In eudr.co, strutturiamo il percorso di conformità in cinque moduli operativi. Insieme, formano un sistema unificato che trasforma la conformità EUDR in un processo scalabile e continuo, dalla raccolta dei dati sul campo alla piena preparazione per gli audit.

Mappatura e verifica della geolocalizzazione

La conformità all'EUDR inizia dall'appezzamento di terreno. Il regolamento richiede alle aziende di dimostrare che ogni lotto di prodotto proviene da terreni che non sono stati deforestati o degradati dopo il 31.12.2020. Ciò rende la geolocalizzazione accurata il fondamento legale e tecnico della certificazione.

La nostra piattaforma consente alle aziende di raccogliere e verificare questi dati attraverso strumenti progettati per l'uso reale. Ad esempio, i produttori e il personale sul campo possono utilizzare app mobili per registrare le coordinate GPS anche in ambienti offline. Queste coordinate vengono automaticamente convalidate rispetto agli standard WGS84 e sovrapposte alle immagini satellitari storiche per verificare le condizioni del terreno.

Le caratteristiche principali includono:

• Acquisizione della geolocalizzazione offline, per garantire la partecipazione da aree a bassa connettività o remote.
• Conformità al WGS84, richiesta per le presentazioni geospaziali legalmente accettate.
• Sovrapposizione di immagini satellitari, che consentono di confermare visivamente la stabilità del terreno nel tempo.
• Dati temporizzati con tracciamento delle versioni, che creano un record tracciabile e immutabile per ogni appezzamento di terreno.

Questa fase garantisce che tutti i prodotti abbiano un legame legalmente difendibile con la loro origine, il che è fondamentale per costruire una catena di custodia trasparente e credibile.

Tracciabilità dei prodotti attraverso la catena di fornitura

Dopo aver confermato l'origine, l'EUDR richiede che la tracciabilità sia mantenuta in ogni punto della catena di approvvigionamento. Ciò significa che le aziende devono tracciare il movimento del prodotto dal campo all'esportazione, comprese le fasi di lavorazione, consolidamento o trasformazione.

La nostra piattaforma supporta la tracciabilità dettagliata dei prodotti utilizzando ID di lotto univoci e una mappatura basata su GIS. Anche quando le spedizioni vengono combinate da più fonti o trasferite attraverso diversi operatori, la tracciabilità di ciascun input viene mantenuta.

Le caratteristiche principali includono:

• ID di lotto univoci, che collegano tutti i dati di conformità a spedizioni specifiche.
• Visualizzazione della catena di approvvigionamento basata su GIS, che mostra il movimento dei prodotti attraverso gli attori e le aree geografiche.
• Documentazione digitale del passaggio di consegne, per registrare ogni trasferimento di custodia.
• Tracciabilità dei lotti misti, che consente alle aziende di mantenere i legami di origine anche quando le merci sono aggregate.

Il mantenimento di una tracciabilità ininterrotta è essenziale per generare dichiarazioni di due diligence valide e per superare con sicurezza gli audit normativi.

Flussi di lavoro automatizzati di due diligence

La due diligence ai sensi dell'EUDR è più di un documento cartaceo: è un processo legale strutturato. Per ogni spedizione, le aziende devono raccogliere prove, valutare il rischio e stabilire se il prodotto presenta un rischio non trascurabile di illegalità o deforestazione.

La nostra piattaforma sostituisce le procedure manuali incoerenti con flussi di lavoro automatizzati. Questi flussi di lavoro guidano gli utenti attraverso ogni fase richiesta, aiutandoli a mantenere la conformità in diverse materie prime, paesi e sistemi legali.

Le capacità includono:

• Raccolta standardizzata delle dichiarazioni dei fornitori e dei documenti di uso del suolo, riducendo le variazioni e gli errori.
• Strumenti integrati di valutazione del rischio, basati su profili di rischio regionali e indicatori specifici per le materie prime.
• Escalation automatica alla due diligence rafforzata, quando vengono rilevati segnali di rischio elevato.
• Generazione di DDS, autoformattati per soddisfare gli standard di presentazione TRACES-NT.

Questo modulo garantisce coerenza, velocizza la preparazione e aiuta i team interni a creare routine di conformità ripetibili.

Monitoraggio della foresta in tempo reale

Anche dopo la presentazione della DDS, la conformità deve essere mantenuta attivamente. Se la deforestazione si verifica su un appezzamento dichiarato dopo la certificazione, la spedizione può essere squalificata retroattivamente, mettendo le aziende a rischio di sanzioni e perdita di accesso al mercato.

Per evitare che ciò accada, offriamo un monitoraggio satellitare continuo degli appezzamenti registrati. Il sistema utilizza immagini ad alta risoluzione e rilevamenti basati sull'intelligenza artificiale per identificare tempestivamente i rischi, come la perdita di copertura arborea, le cicatrici da incendio o il disboscamento non autorizzato.

Le funzioni di monitoraggio includono:

• Osservazione continua delle aree certificate, con aggiornamenti regolari delle immagini.
• Avvisi in tempo reale per i cambiamenti ambientali, inviati automaticamente ai team di conformità.
• Registrazione delle azioni, che documenta come gli avvisi sono stati esaminati e affrontati.

Questo non solo rafforza la conformità a lungo termine, ma dimostra anche alle autorità di regolamentazione che le aziende esercitano una due diligence continua, non solo valutazioni puntuali.

Preparazione all'audit continuo

L'applicazione dell'EUDR prevede ispezioni retroattive, con requisiti di conservazione dei registri che arrivano a cinque anni. Le aziende devono essere in grado di presentare alle autorità registrazioni complete e non manomesse in qualsiasi momento, anche anni dopo la spedizione originale.

La nostra piattaforma è costruita per soddisfare questo standard, conservando tutti i dati relativi alla conformità in modo sicuro e trasparente. Dalla geolocalizzazione alla valutazione del rischio, ogni passaggio è registrato e protetto.

Le caratteristiche principali includono:

• Archiviazione dei documenti protetta da blockchain, che impedisce modifiche o cancellazioni non autorizzate.
• Cronologia dettagliata delle versioni e audit trail degli utenti, che consentono di tracciare facilmente ogni azione.
• Reporting di conformità in un solo clic, per la generazione di file strutturati per audit interni, di terze parti o normativi.

Questo modulo finale assicura che le aziende siano sempre preparate non solo per la presentazione, ma anche per i controlli futuri. Supporta la difendibilità legale, la fiducia operativa e quella normativa in ogni fase.

Come eudr.co supporta tutti gli attori della catena di fornitura nella certificazione EUDR

La certificazione EUDR assegna diverse responsabilità legali e operative ai vari partecipanti alla filiera. Ogni attore, dagli operatori ai commercianti agli auditor, svolge un ruolo distinto nel garantire la tracciabilità, la legalità e la conformità continua. La nostra piattaforma riflette questa struttura basata sui ruoli, offrendo accesso, permessi e flussi di lavoro personalizzati per ogni categoria di utenti.

Questo allineamento è fondamentale nelle reti di fornitura complesse in cui più parti contribuiscono a una singola spedizione. Rispecchiando le responsabilità legali all'interno del sistema, aiutiamo le aziende a mantenere chiarezza, responsabilità e coordinamento durante il processo di conformità.

Operatori (importatori/esportatori)

Gli operatori sono le persone giuridiche centrali nell'ambito dell'EUDR. Sono loro a immettere i prodotti nel mercato dell'UE o a esportarli da esso, e quindi hanno la piena responsabilità della conformità. Ciò include la raccolta e la convalida dei dati di geolocalizzazione, la valutazione del rischio e la presentazione formale della dichiarazione di dovuta diligenza (DDS).

Poiché supervisionano l'intero processo di due diligence, gli operatori devono coordinarsi con i fornitori a monte, i team interni e gli stakeholder a valle. Hanno bisogno di un accesso completo ai flussi di lavoro per la conformità, nonché della capacità di gestire la documentazione, avviare le valutazioni e tenere traccia delle richieste per tutte le spedizioni.

In pratica, l'operatore funge da ancoraggio legale della certificazione. Qualsiasi mancanza nel processo di due diligence, che si tratti di dati, tempistica o processo decisionale, ha conseguenze legali dirette.

Commercianti

I commercianti agiscono come intermediari nella catena del valore. Pur non presentando essi stessi le DDS, sono comunque tenuti a garantire la tracciabilità e la documentazione dei prodotti regolamentati già immessi sul mercato. Ciò include il mantenimento dell'accesso ai registri di conformità forniti dagli operatori e la loro messa a disposizione delle autorità su richiesta.

Il loro ruolo è custodiale piuttosto che dichiarativo. Tuttavia, la mancata conservazione della documentazione o l'incapacità di dimostrare la tracciabilità del prodotto in caso di audit può comportare rischi per la reputazione o indagini normative. Per questo motivo, i commercianti hanno bisogno di sistemi che permettano loro di recuperare e gestire le informazioni rilevanti in modo efficiente, senza alterare i record primari di conformità.

In ambienti condivisi o multiattoriali, i commercianti sono essenziali per garantire che la tracciabilità non venga interrotta dopo il punto di ingresso nel mercato.

Revisori e revisori interni

Gli auditor, sia che si tratti di team interni di compliance che di revisori di terze parti, richiedono trasparenza nel processo di compliance senza compromettere l'integrità dei dati. Il loro compito è verificare che le dichiarazioni del DDS siano supportate da prove credibili e complete e che tutte le procedure legali siano state seguite correttamente.

Questi utenti hanno accesso in sola lettura ai principali dati di conformità: registri di geolocalizzazione, registrazioni DDS, calendari delle attività e valutazioni dei rischi. Non creano o modificano i dati di conformità, ma forniscono una supervisione indipendente e una responsabilità interna.

Gli auditor svolgono inoltre un ruolo fondamentale nella preparazione alle ispezioni normative formali. Simulando audit esterni, aiutano le aziende a identificare i punti deboli, a correggere le lacune e a mantenere la fiducia nei loro flussi di lavoro di certificazione.

Collaborazione coordinata tra più utenti

In molte catene di approvvigionamento, le responsabilità della certificazione sono distribuite tra diversi team o addirittura diverse organizzazioni. Ad esempio, una cooperativa può occuparsi della raccolta dei dati sul campo, mentre un esportatore gestisce la presentazione dei documenti. La nostra piattaforma consente questo tipo di collaborazione distribuita, permettendo a più utenti di interagire con il sistema in base al loro ruolo legale e operativo, senza duplicazioni o confusione.

Questa struttura garantisce che ogni attore contribuisca esattamente dove richiesto e che la responsabilità legale sia mantenuta dall'origine al mercato.

Integrazione e scalabilità con la piattaforma di certificazione eudr.co

Un'efficace conformità all'EUDR non può esistere in modo isolato: deve operare insieme ai sistemi e agli strumenti che le aziende già utilizzano. Ecco perché la piattaforma eudr.co è progettata per l'interoperabilità e la scalabilità fin dal primo giorno.

Il nostro sistema offre un'architettura API-ready che si integra perfettamente con i principali strumenti aziendali, come i sistemi ERP, i flussi di lavoro di approvvigionamento e i cruscotti di sostenibilità. Ciò garantisce che i processi di due diligence siano integrati direttamente nelle operazioni esistenti senza duplicazioni o interruzioni.

Per le organizzazioni che lavorano a livello transfrontaliero o su scala, la flessibilità è essenziale. La nostra piattaforma supporta reti di fornitori decentralizzate attraverso strumenti mobile-first, accesso multilingue e autorizzazioni basate sui ruoli che consentono una conformità coerente tra regioni, team e volumi.

Che si tratti di gestire una logistica ad alta produttività o di lavorare con piccole cooperative di agricoltori, eudr.co fornisce una base affidabile che si adatta alle vostre esigenze e rende la vostra strategia di certificazione pronta per il futuro.

Vantaggi strategici della certificazione precoce

La certificazione EUDR è più di un ostacolo normativo: è una mossa strategica che può creare chiari vantaggi commerciali e operativi. Le aziende che agiscono tempestivamente si posizionano come leader proattivi in un mercato che dà sempre più valore alla conformità verificata.

Certificando prima della scadenza, le aziende possono assicurarsi uno status privilegiato con gli acquirenti dell'UE, ridurre il rischio di ritardi doganali o di rifiuti documentali e garantire che i fornitori più piccoli o remoti abbiano tempo sufficiente per soddisfare gli standard di tracciabilità. Questo approccio consente inoltre un'attuazione graduale, una raccolta graduale dei dati e una convalida interna del sistema prima che il regolamento entri pienamente in vigore (30.12.2025 per le grandi aziende, 30.06.2026 per le PMI).

La conformità tempestiva offre anche vantaggi a lungo termine che vanno oltre l'EUDR. I dati verificati sulla catena di fornitura possono rafforzare il reporting ESG, supportare le informazioni sul clima e rafforzare la fiducia degli investitori attraverso la prova di un approvvigionamento legale e sostenibile. In breve, una certificazione tempestiva invia un segnale forte ai mercati, alle autorità di regolamentazione e agli stakeholder: la vostra azienda è preparata, trasparente e resiliente di fronte al cambiamento.

Perché scegliere eudr.co per la certificazione EUDR

La scelta del giusto partner per la conformità è essenziale per navigare nella complessità legale e operativa della certificazione EUDR. A EUDR.coOffriamo una piattaforma appositamente sviluppata per soddisfare i requisiti del Regolamento (UE) 2023/1115 e non uno strumento di sostenibilità generale riproposto per la conformità alla deforestazione.

La nostra tecnologia offre una tracciabilità completa della catena di approvvigionamento, con verifica della geolocalizzazione fino all'appezzamento di terreno e catena di custodia documentata per ogni lotto. Le valutazioni del rischio sono integrate e personalizzate in base alla merce e alla regione, garantendo decisioni standardizzate e legalmente difendibili. La piattaforma automatizza anche la generazione di dichiarazioni di dovuta diligenza (DDS) formattate per l'invio diretto a TRACES-NT e fornisce un monitoraggio della deforestazione in tempo reale tramite analisi satellitari con tracciamento sicuro delle versioni.

Ma noi andiamo oltre le caratteristiche. Supportiamo i vostri team attraverso un onboarding completo, una formazione sul campo e un'assistenza clienti multilingue e reattiva, assicurando che tutti, dai produttori remoti ai revisori legali, possano contribuire con fiducia al processo di certificazione.

Scegliere eudr.co significa lavorare con un partner che comprende non solo la normativa, ma anche la sua reale complessità e costruisce strumenti che rendono la conformità affidabile, scalabile e sostenibile.

Conclusione

La certificazione EUDR è un processo complesso ma essenziale per le aziende che lavorano con prodotti a rischio di deforestazione nel mercato dell'UE. Non è più sufficiente avere intenzioni etiche, le aziende devono ora fornire prove legalmente verificabili di conformità attraverso la tracciabilità, i dati di geolocalizzazione e la due diligence documentata.

Affrontando la certificazione in modo proattivo e utilizzando i giusti strumenti digitali, le aziende possono trasformare la pressione normativa in chiarezza operativa e vantaggio commerciale a lungo termine. La conformità all'EUDR non serve solo a evitare sanzioni, ma a garantire l'accesso al mercato dell'UE, a creare fiducia con gli stakeholder e a gettare le basi per catene di approvvigionamento orientate al futuro.

Con la giusta infrastruttura, la conformità diventa un vantaggio competitivo. La piattaforma eudr.co offre un percorso di certificazione solido dal punto di vista legale e scalabile dal punto di vista operativo, aiutando le aziende a prepararsi non solo per le richieste normative di domani, ma anche per il più ampio spostamento verso la trasparenza, la responsabilità e la crescita sostenibile.

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