EUDR Nalevingsdiensten: Hoe eudr.co due diligence vereenvoudigt

De EU Ontbossingsverordening (EUDR), formeel Verordening (EU) 2023/1115, introduceert een nieuwe wettelijke norm voor bedrijven die betrokken zijn bij de import, export of handel van bepaalde grondstoffen binnen de Europese Unie. Vanaf 30.12.2025 voor grote ondernemingen en 30.06.2026 voor kleine en micro-ondernemingen moeten bedrijven ervoor zorgen dat gereguleerde producten vrij zijn van ontbossing, legaal zijn geproduceerd en volledig traceerbaar zijn tot hun exacte perceel van oorsprong.

De verordening is van toepassing op zeven producten met een hoog risico: vee, soja, palmolie, cacao, koffie, rubber en hout, samen met honderden afgeleide producten zoals leer, chocolade, meubels en papier. Voordat een zending de EU-markt binnenkomt of verlaat, moet er een Due Diligence Statement (DDS) worden ingediend via het TRACES-NT-systeem. Niet-naleving kan aanzienlijke gevolgen hebben, waaronder boetes tot 4% van de jaarlijkse EU-omzet, inbeslagname van goederen en reputatieschade.

Maar de EUDR is meer dan alleen een hindernis in de regelgeving. Het weerspiegelt de toenemende wereldwijde verwachtingen op het gebied van verantwoord inkopen en milieutransparantie. Voldoen aan de regelgeving helpt bedrijven om hun activiteiten klaar te maken voor de toekomst, te voldoen aan de toenemende ESG-eisen en het vertrouwen te winnen van investeerders, consumenten en regelgevers.

Daarom hebben we eudr.co gebouwd, een digitaal platform dat elke stap van het due diligence proces vereenvoudigt, van geolocatie tot audit gereedheid. Met geautomatiseerde tools en rolspecifieke workflows stelt het bedrijven in staat om compliance om te zetten in een herhaalbaar, schaalbaar systeem.

Waarom EUDR-naleving een uitdaging is

Hoewel de EUDR duidelijke verwachtingen schept, is volledige naleving verre van eenvoudig. De verordening vereist een niveau van traceerbaarheid, rechtszekerheid en strenge documentatie dat veel bedrijven, zelfs bedrijven met volwassen ESG-programma's, nog niet eerder op perceelsniveau hoefden aan te tonen.

De uitdaging ligt niet alleen in de complexiteit van de regelgeving, maar ook in de manier waarop deze aansluit op de echte toeleveringsketens. Veel bedrijven kopen in bij diverse, gelaagde netwerken die kleine boeren, tussenpersonen en verwerkers in verschillende regio's en rechtssystemen omvatten. Om ervoor te zorgen dat elke partij gereguleerde grondstoffen kan worden gekoppeld aan de oorsprong, kan worden geverifieerd dat ze ontbossingsvrij zijn en kan worden aangetoond dat ze legaal zijn geproduceerd voordat ze op de markt worden gebracht, is meer nodig dan standaard inkoopprocedures.

Veel voorkomende nalevingsbarrières zijn onder andere:

• Gefragmenteerde gegevensstromen: Gegevens uit de toeleveringsketen bevinden zich vaak in verschillende formaten of systemen, waardoor het moeilijk is om consistentie en traceerbaarheid te garanderen.
• Beperkte digitale toegang: Kleine boeren en upstreamproducenten beschikken mogelijk niet over de instrumenten of connectiviteit om verifieerbare gegevens te leveren.
• Juridische onzekerheid: In veel bronregio's is het grondbezit slecht gedocumenteerd of omstreden, waardoor er onduidelijkheid bestaat over het bewijs van wettigheid.
• Mengpraktijken: Geaggregeerde of gemengde batches verdoezelen de individuele herkomst van het product, wat de traceerbaarheid bemoeilijkt.

Daarnaast vertrouwen veel bedrijven nog steeds op spreadsheets, e-mails of generieke ESG-tools die nooit zijn ontworpen voor wettelijk verplichte due diligence. Deze handmatige benaderingen missen de precisie, transparantie en schaalbaarheid die nodig zijn om aan de auditnormen te voldoen.

Om aan de EUDR-eisen te voldoen is een verschuiving nodig van reactieve naleving naar gestructureerde, op technologie gebaseerde systemen. Bedrijven moeten hun gegevensinfrastructuur heroverwegen, rollen opnieuw toewijzen en tools introduceren die due diligence binnen complexe toeleveringsnetwerken kunnen automatiseren, verifiëren en standaardiseren. Vroegtijdige voorbereiding is niet alleen gunstig, maar ook essentieel om vertragingen, hiaten in de regelgeving en reputatierisico's te voorkomen.

Bij eudr.co lossen we praktische compliance-uitdagingen op 

Naleving van de EUDR is niet alleen een wettelijke taak - het is ook een operationele uitdaging, vooral als je inkoopt in landelijke gebieden, werkt met kleine boeren of toeleveringsketens met meerdere lagen beheert. Dat is precies waarom we EUDR.co niet alleen als een documentatietool, maar als een praktisch, veldklaar nalevingsplatform dat is afgestemd op de praktijk.

In plaats van te vertrouwen op losgekoppelde systemen, spreadsheets of e-mailketens, bieden wij een gestructureerde digitale omgeving waarin compliance deel uitmaakt van de dagelijkse werkzaamheden en niet een last is die op het laatste moment komt. Van gegevensverzameling tot auditbereidheid, elk element is afgestemd op de EUDR-vereisten en schaalbaar voor verschillende bedrijfsmodellen.

Om operationele gaten te dichten en brede deelname te ondersteunen, biedt eudr.co:

• Offline mobiele apps waarmee leveranciers en veldagenten GPS-gegevens, foto's en documentatie kunnen verzamelen, zelfs in afgelegen gebieden of gebieden met weinig connectiviteit.
• Meertalige sjablonen en interfaces die de invoer voor juridische documenten en leveranciersverklaringen standaardiseren, waardoor wrijving en fouten in wereldwijde teams worden verminderd.
• Rolgebaseerde workflows die verantwoordelijkheden coördineren tussen leveranciers, centrale teams en auditors, zodat iedereen bijdraagt aan compliance zonder dubbel werk of verwarring.

Of je nu kleine producenten in dienst neemt of grootschalige export beheert, ons platform past zich aan jouw structuur en goederenstroom aan.

Door gefragmenteerde compliance-taken om te zetten in een verenigde digitale workflow helpt eudr.co bedrijven logistieke barrières te overwinnen, alle spelers in de toeleveringsketen te betrekken en een due diligence-systeem op te zetten dat controleerbaar en schaalbaar is en klaar voor de praktijk. Deze aanpak vereenvoudigt niet alleen de activiteiten, maar creëert ook langetermijncapaciteit voor traceerbaarheid, transparantie en voortdurende wettelijke afstemming.

Op eudr.co begeleiden we u stap voor stap bij het voldoen aan de EUDR-normen

De EUDR schetst een gestructureerd complianceproces van geolocatie in kaart brengen tot audit gereedheid. Wij vertalen deze juridische architectuur in vijf operationele modules, die elk een afzonderlijke fase van het compliance-traject ondersteunen. Ons platform helpt je om elke stap met vertrouwen, efficiëntie en juridische afstemming te doorlopen.

Geolocatie in kaart brengen en verifiëren

Geolocatie is de wettelijke en technische basis van EUDR-naleving. Elke partij producten moet gekoppeld worden aan een nauwkeurig stuk land met coördinaten die voldoen aan WGS84. Deze informatie vormt de basis om te bewijzen dat het product niet afkomstig is van ontbost of aangetast land.

We maken het mogelijk:

• Offline mobiele tools: Uw veldagenten en leveranciers kunnen GPS-coördinaten ter plaatse vastleggen, zelfs in omgevingen met weinig connectiviteit. Dit garandeert inclusiviteit voor producenten op afstand en tijdige gegevensverzameling.
• Automatische validatiecontroles: We controleren elke invoer op volledigheid, nauwkeurigheid en naleving van WGS84-standaarden, waardoor het risico op onjuiste of incompatibele inzendingen wordt verkleind.
• Satellietbeeld overlays: Je kunt de toestand van het land visueel bevestigen en het vroegere en huidige landgebruik vergelijken om te controleren of er na de deadline van 31.12.2020 geen ontbossing heeft plaatsgevonden.
• Veilige opslag van gegevens met controlelogboeken: We slaan alle locatiegegevens op met tijdstempels, gebruikers-ID's en wijzigingsgeschiedenis, zodat transparantie en traceerbaarheid voor toekomstige inspecties gegarandeerd zijn.

Deze module zorgt ervoor dat elke locatieclaim die je indient wordt ondersteund door geloofwaardig, gestandaardiseerd bewijs, waardoor een betrouwbare bewakingsketen vanaf de bron mogelijk is.

Traceerbaarheid van product van oorsprong tot verzending

Bedrijven moeten niet alleen de bron in kaart brengen, maar ook aantonen dat de traceerbaarheid van goederen wordt gehandhaafd in de hele toeleveringsketen, van boerderij tot uiteindelijke export. Dit is vooral een uitdaging in complexe of niet-lineaire toeleveringsketens.

Wij leveren:

• ID's op batchniveau: Elke zending krijgt een unieke identificatie, waardoor alle gegevens, van geolocatie tot risicobeoordelingen, bij elke stap kunnen worden gekoppeld en gebruikt.
• Op GIS gebaseerde toeleveringsketenkaarten: Deze interactieve kaarten visualiseren productstromen via verschillende actoren en geografische gebieden en bieden duidelijk, controleerbaar bewijs van verplaatsing en herkomst.
• Documentatie van overdrachten: Het systeem registreert elke fase van de overdracht, inclusief via verwerkers, aggregators of transporteurs om de integriteit van de conformiteitsclaim te beschermen.
• Gemengde of multi-origin batchondersteuning: Zelfs wanneer goederen uit verschillende bronnen worden gecombineerd, blijft de traceerbaarheid behouden door elke herkomst te koppelen aan zijn aandeel in de uiteindelijke zending.

Dit zorgt ervoor dat de traceerbaarheid niet wordt onderbroken, zelfs niet wanneer goederen door meerdere lagen van de toeleveringsketen gaan en dat het DDS alle bijdragende bronnen nauwkeurig weergeeft.

Geautomatiseerde due diligence-workflows

EUDR due diligence is niet een enkel formulier, het is een herhaalbaar, verdedigbaar proces dat moet worden gevolgd voor elke batch. eudr.co vereenvoudigt dit door middel van gestuurde workflows die ervoor zorgen dat niets wordt gemist, gedupliceerd of over het hoofd wordt gezien.

Met elke workflow kunnen gebruikers:

• Verzamel belangrijke documenten: Landeigendomsgegevens, leveranciersverklaringen en oogstverslagen worden verzameld in gestandaardiseerde formaten, waardoor volledigheid wordt gegarandeerd en wrijvingen met leveranciers worden verminderd.
• Risico's scoren en evalueren: Het platform gebruikt regiospecifieke en grondstoffenspecifieke indicatoren (bijv. ontbossingsrisiconiveaus, corruptie-indices) om te beoordelen of een partij een "niet-verwaarloosbaar" risico vormt.
• Risicovolle gevallen markeren en escaleren: Als een partij niet met zekerheid kan worden vrijgegeven, vraagt het systeem om extra stappen, zoals verscherpt due diligence-onderzoek of verificatie door derden.
• DDS inzendingen genereren: Zodra het systeem heeft gecontroleerd of aan alle criteria is voldaan en het risico verwaarloosbaar is, stelt het automatisch het Due Diligence-overzicht samen in het juiste TRACES-NT-formaat.

Deze module brengt structuur en juridische verdedigbaarheid in het risicobeoordelingsproces, zodat naleving niet alleen wordt verklaard, maar ook aantoonbaar wordt gerechtvaardigd.

Bosbewaking in real-time

EUDR vereist voortdurend toezicht. Een productbatch die voldeed aan de voorschriften op het moment dat het DDS werd ingediend, kan niet meer aan de voorschriften voldoen als er achteraf illegaal wordt geruimd. Daarom is realtime landmonitoring essentieel.

Eudr.co bewaakt je percelen met:

• Op satelliet gebaseerde detectietools: Beeldmateriaal met hoge resolutie wordt continu geanalyseerd om veranderingen in bosbedekking, kaalslag, brandplekken of nieuwe invasies op te sporen.
• AI-gegenereerde waarschuwingen: Wanneer een verontrustende verandering wordt gedetecteerd in de buurt van of binnen een geregistreerd perceel, waarschuwt het systeem gebruikers in realtime zodat ze snel kunnen reageren.
• Vastgelegde acties en resoluties: Alle waarschuwingen worden automatisch geregistreerd, samen met de acties van de gebruiker (bijv. contact opnemen met een leverancier, verscherpt due diligence-onderzoek starten), waardoor een traceerbare geschiedenis van risicorespons ontstaat.

Door voortdurend de toestand van het land bij te houden, helpt deze module ervoor te zorgen dat uw DDS-declaraties geldig blijven in de loop van de tijd, waardoor de juridische risico's worden beperkt en de auditbestendigheid wordt vergroot.

Voortdurende paraatheid voor audits

EUDR is geen eenmalige rapportageprocedure, het is een raamwerk voor verantwoording op lange termijn. Bedrijven moeten alle gegevens vijf jaar lang bewaren en op elk moment kunnen aantonen dat ze aan de eisen voldoen als ze door toezichthouders worden gecontroleerd.

Eudr.co zorgt ervoor dat je klaar bent voor audits met:

• Blockchain-beveiligde gegevensopslag: Alle documenten, coördinaten en logboeken zijn cryptografisch beveiligd om geknoei te voorkomen en authenticiteit te garanderen.
• Versiebeheer en toegangscontrole: Elke wijziging wordt vastgelegd met gebruikersidentiteit en tijdstempel, terwijl toegang op basis van toestemming ervoor zorgt dat gevoelige gegevens worden beschermd.
• Exportfuncties met één klik: Indien nodig kunnen bedrijven gestructureerde nalevingsrapporten genereren voor interne audits, externe verificateurs of regelgevende instanties.
• Uitgebreide activiteitenlogboeken: Deze logboeken bieden een transparant spoor van due diligence beslissingen, ingediende documenten, waarschuwingen en reacties, allemaal gekoppeld aan specifieke batches of gebruikers.

Met deze module hoef je je niet meer op het laatste moment voor te bereiden op een audit. Het stelt je team in staat om vol vertrouwen aan de regels te blijven voldoen, of de audits nu morgen plaatsvinden of pas over jaren.

Van naleving naar concurrentievoordeel

Bedrijven die vroegtijdig actie ondernemen, voorkomen niet alleen boetes, maar krijgen ook een strategisch voordeel. Door EUDR-compliance proactief te implementeren met EUDR.comaken bedrijven tastbare voordelen vrij:

• Snellere onboarding van leveranciers, zelfs in afgelegen gebieden of gebieden met een hoog risico.
• Voorkeursbehandeling van EU-inkopers en detailhandelaren die zich richten op duurzame inkoop.
• Verbeterde ESG-prestaties, merkperceptie en aantrekkingskracht voor beleggers.

Daarnaast kunnen gegevens die zijn verzameld voor EUDR, zoals geolocatie, wettelijke documenten en controlelogboeken, bredere initiatieven ondersteunen, waaronder CSRD-rapportage en interne duurzaamheids-KPI's. Met gecentraliseerde, gecontroleerde gegevens wordt de rapportage efficiënter en consistenter binnen verschillende kaders.

Uiteindelijk creëert het behandelen van compliance als een geïntegreerd onderdeel van je bedrijf waarde op lange termijn. Het geeft aan dat je bedrijf niet alleen voldoet aan de minimumnormen, maar ook de overgang leidt naar een meer transparante, verantwoordelijke en veerkrachtige wereldwijde toeleveringsketen.

Conclusie

Naleving van de EUDR is een complexe juridische uitdaging, maar met de juiste hulpmiddelen wordt het een haalbaar en zelfs strategisch voordeel. Ons platform is speciaal gebouwd om bedrijven te helpen duidelijk, snel en met vertrouwen te voldoen aan de ontbossingsvrije vereisten van de EU. Van het in kaart brengen van de geolocatie tot realtime monitoring en auditklare documentatie, wij bieden een end-to-end oplossing die met uw activiteiten meegroeit.

Naarmate de regelgeving strenger wordt, zullen bedrijven die investeren in digitale nalevingssystemen vooroplopen op het gebied van duurzame handel. Of u nu een multinationaal toeleveringsnetwerk beheert of lokale producenten ondersteunt, ons platform helpt u te voldoen aan wettelijke verplichtingen, risico's te beperken en uw positie op de EU-markt te versterken.

FAQ