De EU-ontbossingsverordening (EUDR) verandert de regels voor bedrijven die bepaalde grondstoffen inkopen of verhandelen. We hebben het niet meer over vrijblijvende duurzaamheidsinitiatieven. Als u producten zoals koffie, palmolie, hout, soja of vee op de EU-markt brengt, heeft u nu een wettelijke verplichting om aan te tonen dat uw toeleveringsketen ontbossingsvrij is.
Dit gaat niet over theorie. Het gaat over actie. En de kern van die actie is de nodige zorgvuldigheid.
In tegenstelling tot veel complianceonderwerpen is due diligence onder de EUDR niet vaag of losjes gedefinieerd. Het komt met een concrete lijst van vereisten, strikte termijnen en reële gevolgen als je de mist ingaat. Dus als je bezig bent met het importeren, exporteren of produceren van getroffen goederen, is dit wat je echt moet weten.
Wat is due diligence onder de EUDR?
Laten we duidelijk zijn: due diligence is hier geen kwestie van afvinken. Onder de EUDR verwijst het naar een gestructureerd proces van risicobeoordeling, verificatie en documentatie. Het is de enige manier om wettelijk aan te tonen dat uw producten na de peildatum (31 december 2020) niet bijdragen aan ontbossing of bosdegradatie.
Dit omvat zowel het due diligence-proces (het uitvoeren van de controles) als de due diligence-verklaring (het officieel indienen van de uitkomst). Dit zijn niet hetzelfde, en beide zijn vereist.
Goederen Die Betrokken Zijn
U wordt geacht due diligence uit te voeren voor een van de volgende situaties als deze op de EU-markt worden gebracht of vanuit de EU worden geëxporteerd:
- Cacao en koffie
- Palmolie en soja
- Timmerhout en rubber
- Runderen en rundvlees
- Afgeleide producten zoals chocolade, papier, meubels en leer
Als uw product een van deze ingrediënten bevat, zelfs in bewerkte vorm, valt het hieronder.
Wie moet voldoen
De verordening is van toepassing op zowel EU- als niet-EU-operators en handelaren. Of u nu grondstoffen inkoopt, eindproducten exporteert of een schakel in de toeleveringsketen bent, u zult zelf due diligence moeten uitvoeren of ervoor moeten zorgen dat uw upstream-partners dit goed doen.
Grotere bedrijven moeten vanaf 30 december 2025 voldoen. Kleinere bedrijven en micro-ondernemingen hebben tot 30 juni 2026.
Wat houdt EUDR Due Diligence in?
Laten we dit in de praktijk bekijken. Dit is wat uw due diligence moet omvatten om te voldoen aan de EUDR-normen.
1. Productidentificatie
Je hebt een volledige productomschrijving nodig, die het volgende omvat:
- Handels- en wetenschappelijke namen (waar van toepassing)
- Geharmoniseerd Systeem (GS) codes
- Hoeveelheid van het product (nettogewicht en eventuele aanvullende eenheden)
Dit deel is eenvoudig, maar nauwkeurigheid is cruciaal. Zelfs een kleine verkeerde etikettering kan leiden tot vertragingen bij de naleving.
2. Productielocatie en Tijdlijn
Dit is waar traceerbaarheid serieus wordt. Je moet opnemen:
- Land van productie
- Exacte geo-locatiegegevens van elk perceel land waar de grondstoffen zijn geproduceerd
- Productiedatum of productietijdsbereik
De geolocatiegegevens moeten specifiek zijn en moeten de breedte- en lengtegraadcoördinaten gebruiken tot op ten minste zes decimalen. Voor percelen groter dan 4 hectare moet de omtrek gedefinieerd worden met behulp van meerdere punten.
3. Supply Chain Mapping
Dit gedeelte vereist duidelijkheid aan beide uiteinden van de keten:
- Naam, adres en contactgegevens van uw leverancier
- Naam, adres en contactgegevens van de volgende entiteit in de keten (d.w.z. aan wie u verkoopt)
Zelfs als je een makelaar of handelsplatform gebruikt, moeten de daadwerkelijk betrokken ondernemingen duidelijk worden geïdentificeerd.
4. Risicobeoordeling
Voordat u uw due diligenceverklaring kunt indienen, moet u uw huiswerk doen. De regelgeving vereist een formele risicoanalyse om het volgende te beoordelen:
- De waarschijnlijkheid dat de grondstof verband houdt met ontbossing
- Of de productie lokale milieu- of mensenrechtenwetten heeft geschonden
Als er enig significant risico is, moet u dit beperken voordat u verdergaat. Dit kan inhouden dat u om meer informatie vraagt, importen pauzeert of van leveranciers verandert.
5. Bewijs van naleving van de wet
Er wordt ook van u verwacht dat u geverifieerde informatie verstrekt dat de productie voldeed aan de wettelijke vereisten van het land van herkomst. Dit omvat:
- Omgevingsvergunningen
- Milieuvoorschriften
- Arbeidswetten
Het gaat niet alleen om bomen. De EU wil zekerheid dat uw product over de hele linie legaal is geproduceerd.
De Due Diligence-verklaring (DDS)
Zodra het volledige due diligence-proces is afgerond, is het tijd om de officiële verklaring in te dienen. Dit is niet optioneel en moet gebeuren voordat het product de EU-markt betreedt of verlaat.
Wat staat er in de verklaring?
Het DDS moet omvatten:
- Details van de operator of handelaar (inclusief registratienummers en EORI, indien van toepassing)
- Type activiteit (import, export, of marktplaatsing)
- Alle product-, locatie- en risico-informatie uit de vorige stappen
- Verwijzingen naar eerdere DDS'en, indien van toepassing
Hoe en Waar in te Zenden
De verklaring moet worden ingediend via het online systeem van de EU, TRACES genaamd (Trade Control and Expert System). Als alternatief kunnen bedrijven hun eigen systemen integreren met TRACES via API's.
Eenmaal ingediend worden er twee codes gegenereerd:
- Referentienummermoet worden opgenomen in douanedocumenten
- Verificatienummer: gebruikt voor beveiligde interne verwijzing, niet publiek
Wat gebeurt er als je het proces overslaat of faalt?
De EUDR is niet zomaar een suggestie. Er zit reële juridische kracht achter. Als u niet voldoet aan de due diligence-vereisten, kunt u te maken krijgen met serieuze consequenties, waaronder financiële boetes, inbeslagname van goederen of zelfs uitsluiting van de EU-markt.
En hier komt het punt waar veel bedrijven de mist ingaan: als zelfs maar één ingrediënt in uw product in verband wordt gebracht met ontbossing, wordt het hele product als niet-conform beschouwd. Het maakt niet uit hoe klein de hoeveelheid is. Als u bijvoorbeeld chocolade produceert en de cacao niet volledig is getraceerd en geverifieerd volgens de regels, wordt dat hele product ongeschikt voor de EU-markt. Zonder uitzonderingen.
De rol van technologie om dit gemakkelijker te maken
De eisen klinken misschien intens, maar er is hulp. Verschillende platforms bieden nu technologiegestuurde tools om traceerbaarheid, documentatie en het verzamelen van geolocatiegegevens af te handelen.
Gereedschappen kunnen helpen met:
- Satellietbeelden om ontbossingsvrije grond te valideren
- Geautomatiseerde gegevensverzameling van leveranciers
- Gestructureerde sjablonen voor DDS-aanvulling
- Risico-inschatting en meldingen op basis van bekende ontbossingsgebieden
Platformen zoals Trusty integreren bijvoorbeeld geospatiale tools, verificatieworkflows en TRACES-indiening allemaal op één plek. Dat is handig als je tientallen leveranciers in verschillende landen beheert.
Hoe we Chartham's EUDR-compliance ondersteunen
Het voldoen aan de due diligence-vereisten onder de EUDR betekent het verzamelen van accurate geolocatiegegevens, het verifiëren van de ontbossingsvrije status, het beoordelen van de wettelijke naleving en het voorbereiden van formele documentatie voor elke productbatch. We hebben een platform ontwikkeld op Naleving EUDR om dat proces te stroomlijnen met tools die zijn gebouwd rond deze specifieke behoeften.
Ons systeem maakt gebruik van satellietmonitoring om het landgebruik te verifiëren en mogelijke ontbossingsrisico’s in verband met productiepercelen op te sporen. Het ondersteunt tevens het verzamelen en ordenen van geospatiale gegevens, leveranciersinformatie en productiegegevens die nodig zijn voor het indienen van een due diligence-verklaring. Door ons systeem rechtstreeks af te stemmen op TRACES en de in de verordening beschreven structuur, helpen we bedrijven bij het opstellen van volledige en verifieerbare EUDR-rapporten, waardoor de handmatige inspanningen worden verminderd en het risico op het overslaan van essentiële gegevensvelden tot een minimum wordt beperkt.
Veelvoorkomende valkuilen om te vermijden
Zelfs goed voorbereide bedrijven kunnen problemen ondervinden bij het navigeren door EUDR-naleving. Hier zijn enkele van de meest voorkomende fouten en waarom ze problemen kunnen veroorzaken.
Onvolledige geolocatiegegevens
Veel bedrijven onderschatten de benodigde precisie. De regelgeving vereist exacte lengte- en breedtegraadcoördinaten voor elke productperceel, niet alleen algemene gebieden of regio's. Als uw gegevens vaag zijn of belangrijke locaties missen, kan uw inzending mogelijk niet worden goedgekeurd.
Verwijzen naar bestaande DDS'en overslaan
Als uw product ingrediënten gebruikt die al zijn verklaard in een eerdere due diligence-verklaring, kunt u daarnaar verwijzen in plaats van het proces te herhalen. Als u dit nalaat, leidt dit tot onnodig werk en maakt het uw nalevingsgegevens moeilijker te verifiëren.
Uitsluitend vertrouwen op certificeringen van derden
Certificeringen zoals FSC of Rainforest Alliance zijn nuttig, maar vervangen deugdelijk onderzoek niet. Je moet nog steeds direct bewijs verzamelen, risico's inschatten en naleving documenteren. Aannemen dat een certificaat voldoende is, is een van de meest voorkomende fouten.
Te laat beginnen
Het bouwen van een compliant systeem kost tijd. Wachten tot het laatste moment betekent vaak overhaasten van documentatie, missen van leveranciersgegevens, of vastlopen in knelpunten. Bedrijven die zich vroegtijdig voorbereiden, vermijden waarschijnlijk vertragingen en afwijzingen.
Afsluiting
Het correct uitvoeren van uw due diligence in het kader van de EUDR gaat niet alleen om het naleven van de regelgeving. Het gaat erom de toegang tot de EU-markt veilig te stellen, kostbare verstoringen te voorkomen en aan te tonen dat uw bedrijf traceerbaarheid en duurzaamheid serieus neemt. Of u nu samenwerkt met cacaoboerderijen in West-Afrika of houtleveranciers in Zuidoost-Azië, de regels gelden overal op dezelfde manier. U moet weten waar uw grondstoffen vandaan komen, aantonen dat ze voldoen aan de wettelijke en milieunormen, en elke stap duidelijk documenteren.
Het is geen kleine klus, maar het is wel te doen, zeker met de juiste systemen. Hoe eerder je begint met voorbereiden, hoe minder verrassingen je onderweg tegenkomt. En als je proces eenmaal soepel draait, wordt het een strategisch voordeel, niet slechts een regelgevende hindernis.
Veelgestelde vragen
Is due diligence vereist, zelfs als ik geen grondstoffen rechtstreeks importeert?
Ja. Als uw product een van de vermelde grondstoffen bevat, zowel ruw als verwerkt, bent u nog steeds verantwoordelijk voor het aantonen van traceerbaarheid. Het maakt niet uit of het ingrediënt via een derde partij is verkregen. U moet toegang hebben tot hetzelfde detailniveau alsof u het zelf hebt betrokken.
Wat als mijn leverancier geen geolocatiegegevens verstrekt?
Dat zal een probleem zijn. Geolokalisatie is niet onderhandelbaar volgens de regelgeving. Als een leverancier u die informatie niet kan geven, zult u ofwel met hen moeten samenwerken om deze te verkrijgen of een andere partner moeten zoeken die dit wel kan. Zonder precieze coördinaten kan uw product niet worden geverifieerd als ontbossingsvrij.
Kan ik een duurzaamheidscertificaat gebruiken in plaats van een volledige due diligence?
Niet onder de EUDR. Certificaten kunnen uw risicobeoordeling ondersteunen, maar ze vervangen niet de wettelijke vereisten. U moet nog steeds geverifieerde gegevens en een due diligence-verklaring indienen die in overeenstemming is met de verordening. Beschouw certificering als een nuttige input, geen kortere weg.
Moet ik elke keer dat ik een product verzend een nieuwe DDS indienen?
Ja, tenzij u materialen gebruikt die al zijn gedeclareerd in een eerdere DDS. In dat geval kunt u verwijzen naar de bestaande verklaring. Maar voor elke nieuwe zending of productbatch moet u een nieuwe DDS indienen of deze correct koppelen aan een eerdere.
Hoe streng is de EU met handhaving?
De regelgeving is duidelijk en de handhaving zal serieus zijn zodra de deadlines naderen. Producten die niet aan de eisen voldoen, worden bij de douane geblokkeerd. Boetes en straffen zijn ook aan de orde, vooral bij herhaaldelijke niet-naleving of opzettelijke shortcuts.
