Servizi di conformità EUDR: Come eudr.co semplifica la Due Diligence

Il Regolamento UE sulla deforestazione (EUDR), formalmente Regolamento (UE) 2023/1115, introduce un nuovo standard legale per le aziende coinvolte nell'importazione, nell'esportazione o nel commercio di determinati prodotti all'interno dell'Unione Europea. A partire dal 30.12.2025 per le grandi imprese e dal 30.06.2026 per le piccole e microimprese, le aziende devono garantire che i prodotti regolamentati siano esenti da deforestazione, prodotti legalmente e completamente tracciabili fino all'esatto luogo di origine.

Il regolamento si applica a sette prodotti ad alto rischio: bovini, soia, olio di palma, cacao, caffè, gomma e legno, oltre a centinaia di prodotti derivati come pelle, cioccolato, mobili e carta. Prima di entrare o uscire dal mercato dell'UE, ogni spedizione deve essere supportata da una dichiarazione di dovuta diligenza (DDS), presentata attraverso il sistema TRACES-NT. L'inosservanza può comportare conseguenze significative, tra cui multe fino a 4% del fatturato annuo dell'UE, il sequestro delle merci e danni alla reputazione.

Ma l'EUDR è più di un semplice ostacolo normativo. Riflette le crescenti aspettative globali di approvvigionamento responsabile e trasparenza ambientale. La conformità con la normativa aiuta le aziende a garantire il futuro delle loro operazioni, a soddisfare le crescenti esigenze ESG e a guadagnare la fiducia di investitori, consumatori e autorità di regolamentazione.

Ecco perché abbiamo costruito eudr.co, una piattaforma digitale che semplifica ogni fase del processo di due diligence, dalla geolocalizzazione alla preparazione per gli audit. Grazie a strumenti automatizzati e flussi di lavoro specifici per ogni ruolo, consente alle aziende di trasformare la conformità in un sistema ripetibile e scalabile.

Perché la conformità all'EUDR è impegnativa

Sebbene l'EUDR stabilisca chiare aspettative, il raggiungimento della piena conformità è tutt'altro che semplice. La normativa richiede un livello di tracciabilità, certezza giuridica e rigore documentale che molte aziende, anche quelle con programmi ESG maturi, non hanno mai avuto bisogno di dimostrare a livello locale.

La sfida non risiede solo nella complessità della normativa, ma anche nel modo in cui si interseca con le catene di approvvigionamento del mondo reale. Molte aziende si riforniscono da reti diversificate e a più livelli che includono piccoli proprietari, intermediari e trasformatori in regioni e sistemi giuridici diversi. Garantire che ogni lotto di merce regolamentata possa essere collegato all'origine, verificato come esente da deforestazione e prodotto legalmente prima dell'ingresso sul mercato richiede molto più che procedure di approvvigionamento standard.

Gli ostacoli comuni alla conformità includono:

• Flussi di dati frammentati: I dati della catena di approvvigionamento spesso vivono in formati o sistemi scollegati, rendendo difficile garantire coerenza e tracciabilità.
• Accesso digitale limitato: I piccoli proprietari e i produttori a monte possono non avere gli strumenti o la connettività per fornire dati verificabili.
• Incertezza giuridica: In molte regioni di approvvigionamento, la proprietà fondiaria è scarsamente documentata o contestata, creando ambiguità nella prova della legalità.
• Pratiche di miscelazione: I lotti aggregati o di origine mista nascondono le origini dei singoli prodotti, complicando la tracciabilità.

Inoltre, molte aziende si affidano ancora a fogli di calcolo, e-mail o strumenti ESG generici che non sono mai stati progettati per una due diligence legalmente vincolante. Questi approcci manuali mancano della precisione, della trasparenza e della scalabilità necessarie per soddisfare gli standard di revisione.

Per soddisfare i requisiti EUDR è necessario passare da una conformità reattiva a sistemi strutturati e abilitati dalla tecnologia. Le aziende devono ripensare la loro infrastruttura di dati, riassegnare i ruoli e introdurre strumenti in grado di automatizzare, verificare e standardizzare la due diligence nelle complesse reti di fornitura. Una preparazione tempestiva non è solo vantaggiosa, ma è essenziale per evitare ritardi, lacune normative e rischi di reputazione.

In eudr.co risolviamo le sfide pratiche della conformità 

La conformità all'EUDR non è solo un compito legale: è una sfida operativa, soprattutto se vi rifornite da aree rurali, lavorate con piccoli proprietari o gestite catene di approvvigionamento multilivello. È proprio per questo che abbiamo costruito EUDR.co non solo come strumento di documentazione, ma come piattaforma di conformità pratica e pronta per l'uso, adatta a soddisfare le condizioni del mondo reale.

Invece di affidarsi a sistemi scollegati, fogli di calcolo o catene di e-mail, forniamo un ambiente digitale strutturato in cui la conformità diventa parte delle operazioni quotidiane, non un onere dell'ultimo minuto. Dalla raccolta dei dati alla preparazione agli audit, ogni elemento è allineato ai requisiti EUDR e scalabile a diversi modelli aziendali.

Per colmare le lacune operative e sostenere un'ampia partecipazione, eudr.co fornisce:

• Applicazioni mobili pronte per l'uso che consentono ai fornitori e agli agenti sul campo di raccogliere dati GPS, foto e documentazione anche in aree remote o a bassa connettività.
• Modelli e interfacce multilingue che standardizzano l'input per i documenti legali e le dichiarazioni dei fornitori, riducendo l'attrito e gli errori nei team globali.
• Flussi di lavoro basati sui ruoli che coordinano le responsabilità tra fornitori, team centrali e revisori, assicurando che ogni attore contribuisca alla conformità senza duplicazioni o confusione.

Sia che si tratti di avviare piccoli produttori o di gestire esportazioni su larga scala, la nostra piattaforma si adatta alla vostra struttura e al vostro flusso di merci.

Trasformando le attività di conformità frammentate in un flusso di lavoro digitale unificato, eudr.co aiuta le aziende a superare le barriere logistiche, a coinvolgere tutti gli attori della catena di fornitura e a costruire un sistema di due diligence che sia verificabile, scalabile e pronto per i controlli del mondo reale. Questo approccio non solo semplifica le operazioni, ma crea una capacità a lungo termine di tracciabilità, trasparenza e allineamento legale continuo.

Su eudr.co, vi guidiamo passo dopo passo nella conformità all'EUDR

L'EUDR delinea un processo di conformità strutturato, dalla mappatura della geolocalizzazione alla preparazione per l'audit. Traduciamo questa architettura legale in cinque moduli operativi, ognuno dei quali supporta una fase distinta del percorso di conformità. La nostra piattaforma vi aiuta a superare ogni fase con sicurezza, efficienza e allineamento legale.

Mappatura e verifica della geolocalizzazione

La geolocalizzazione è il fondamento legale e tecnico della conformità EUDR. Ogni lotto di prodotto deve essere collegato a un preciso appezzamento di terreno utilizzando coordinate conformi a WGS84. Queste informazioni costituiscono la base per dimostrare che il prodotto non proviene da terreni disboscati o degradati.

Consentiamo:

• Strumenti mobili pronti per l'uso: Gli agenti sul campo e i fornitori possono acquisire le coordinate GPS in loco, anche in ambienti a bassa connettività. Questo garantisce l'inclusione dei produttori remoti e la raccolta tempestiva dei dati.
• Controlli di convalida automatici: Esaminiamo ogni voce per verificarne la completezza, l'accuratezza e la conformità agli standard WGS84, riducendo il rischio di invii errati o incompatibili.
• Sovrapposizioni di immagini satellitari: È possibile confermare visivamente le condizioni del terreno e confrontare l'uso passato e attuale del terreno per verificare che non si sia verificata alcuna deforestazione dopo il termine del 31.12.2020.
• Archiviazione sicura dei record con registri di audit: Memorizziamo tutti i dati di localizzazione con timestamp, ID utente e cronologia delle modifiche, garantendo trasparenza e tracciabilità per le ispezioni future.

Questo modulo garantisce che ogni richiesta di localizzazione presentata sia supportata da prove credibili e standardizzate, consentendo una catena di custodia affidabile a partire dalla fonte.

Tracciabilità dei prodotti dall'origine alla spedizione

Oltre alla mappatura dell'origine, le aziende devono dimostrare che la tracciabilità delle merci è mantenuta lungo tutta la catena di fornitura, dall'azienda agricola all'esportazione finale. Ciò è particolarmente impegnativo in catene di approvvigionamento complesse o non lineari.

Forniamo:

• ID a livello di lotto: A ogni spedizione viene assegnato un identificativo unico, che consente di collegare e referenziare tutti i dati, dalla geolocalizzazione alla valutazione del rischio, in ogni fase.
• Mappe della catena di approvvigionamento basate su GIS: Queste mappe interattive visualizzano il flusso dei prodotti attraverso diversi attori e geografie, offrendo prove chiare e verificabili del movimento e dell'origine.
• Documentazione dei passaggi di consegne: Il sistema registra ogni fase del trasferimento, anche attraverso processori, aggregatori o trasportatori, per proteggere l'integrità della dichiarazione di conformità.
• Supporto per lotti misti o multiorigine: Anche quando si combinano merci provenienti da fonti diverse, la tracciabilità viene preservata collegando ogni origine alla sua quota nella spedizione finale.

Ciò garantisce che la tracciabilità non venga interrotta anche quando le merci passano attraverso più livelli della catena di fornitura e che il DDS rifletta accuratamente tutte le fonti che vi contribuiscono.

Flussi di lavoro automatizzati di due diligence

La due diligence EUDR non è un singolo modulo, ma un processo ripetibile e difendibile che deve essere seguito per ogni lotto. eudr.co semplifica questo processo attraverso flussi di lavoro guidati che assicurano che nulla venga perso, duplicato o trascurato.

Ogni flusso di lavoro consente agli utenti di:

• Raccogliere i documenti critici: I registri di proprietà dei terreni, le dichiarazioni dei fornitori e i rapporti sul raccolto vengono raccolti in formati standardizzati, garantendo la completezza e riducendo gli attriti con i fornitori.
• Punteggio e valutazione del rischio: La piattaforma utilizza indicatori specifici per regione e merce (ad esempio, livelli di rischio di deforestazione, indici di corruzione) per valutare se un lotto presenta un rischio "non trascurabile".
• Segnalare e segnalare i casi ad alto rischio: Se un lotto non può essere liquidato con sicurezza, il sistema richiede ulteriori passaggi, come una maggiore due diligence o una verifica da parte di terzi.
• Generare invii DDS: Una volta verificato che tutti i criteri sono soddisfatti e che il rischio è trascurabile, il sistema compila automaticamente la dichiarazione di due diligence nel formato TRACES-NT corretto.

Questo modulo conferisce struttura e difendibilità legale al processo di valutazione del rischio, assicurando che la conformità non sia solo dichiarata, ma anche dimostrata.

Monitoraggio della foresta in tempo reale

L'EUDR richiede un controllo continuo. Un lotto di prodotti che era conforme al momento della presentazione della DDS può diventare non conforme se in seguito si verifica un disboscamento illegale. Ecco perché il monitoraggio dei terreni in tempo reale è essenziale.

Eudr.co monitora i vostri appezzamenti con:

• Strumenti di rilevamento basati sul satellite: Le immagini ad alta risoluzione vengono analizzate continuamente per individuare i cambiamenti nella copertura forestale, i disboscamenti, le cicatrici degli incendi o i nuovi sconfinamenti.
• Avvisi generati dall'intelligenza artificiale: Quando viene rilevata una modifica significativa in prossimità o all'interno di un appezzamento registrato, il sistema avvisa gli utenti in tempo reale, consentendo un'indagine o una risposta tempestiva.
• Azioni e risoluzioni registrate: Tutti gli avvisi vengono registrati automaticamente insieme alle azioni dell'utente (ad esempio, contattare un fornitore, attivare una due diligence rafforzata), creando una cronologia tracciabile delle risposte al rischio.

Tracciando continuamente le condizioni del terreno, questo modulo aiuta a garantire che le dichiarazioni DDS rimangano valide nel tempo, riducendo l'esposizione legale e aumentando la resistenza agli audit.

Preparazione all'audit continuo

L'EUDR non è un esercizio di reporting una tantum, ma un quadro di responsabilità a lungo termine. Le aziende devono conservare tutti i documenti per cinque anni e dimostrare la propria conformità in qualsiasi momento, in caso di audit da parte delle autorità di regolamentazione.

Eudr.co assicura la preparazione alle verifiche con:

• Archiviazione dei dati protetta da blockchain: Tutti i documenti, le coordinate e i registri sono protetti da crittografia per evitare manomissioni e garantire l'autenticità.
• Tracciamento delle versioni e controllo degli accessi: Ogni modifica viene registrata con l'identità dell'utente e il timestamp, mentre l'accesso basato sui permessi garantisce la protezione dei dati sensibili.
• Funzioni di esportazione con un solo clic: Quando necessario, le aziende possono generare rapporti strutturati di conformità per gli audit interni, i verificatori esterni o le autorità di regolamentazione.
• Registri di attività completi: Questi registri forniscono una traccia trasparente delle decisioni di due diligence, dell'invio di documenti, degli avvisi e delle risposte, tutti collegati a lotti o utenti specifici.

Questo modulo elimina le difficoltà dell'ultimo minuto nella preparazione degli audit. Consente al vostro team di essere sempre conforme, sia che gli audit si svolgano domani, sia che si svolgano anni dopo.

Dalla conformità al vantaggio competitivo

Le aziende che agiscono tempestivamente non si limitano a evitare le sanzioni, ma ottengono un vantaggio strategico. Implementando la conformità all'EUDR in modo proattivo con EUDR.coLe aziende ottengono vantaggi tangibili:

• Onboarding più rapido dei fornitori, anche in aree remote o ad alto rischio.
• Trattamento preferenziale da parte degli acquirenti e dei rivenditori dell'UE che si concentrano sull'approvvigionamento sostenibile.
• Miglioramento della performance ESG, della percezione del marchio e dell'interesse degli investitori.

Inoltre, i dati raccolti per l'EUDR, come la geolocalizzazione, i registri legali e i registri di monitoraggio, possono supportare iniziative più ampie, tra cui la rendicontazione CSRD e i KPI di sostenibilità interni. Con dati centralizzati e verificati, la rendicontazione diventa più efficiente e coerente tra le varie strutture.

In definitiva, trattare la conformità come parte integrante della vostra attività crea valore a lungo termine. Segnala che la vostra azienda non si limita a rispettare gli standard minimi, ma guida la transizione verso una catena di fornitura globale più trasparente, responsabile e resiliente.

Conclusione

La conformità all'EUDR è una sfida legale complessa, ma con gli strumenti giusti diventa un vantaggio raggiungibile e persino strategico. La nostra piattaforma è stata creata appositamente per aiutare le aziende a soddisfare i requisiti UE di assenza di deforestazione con chiarezza, velocità e sicurezza. Dalla mappatura della geolocalizzazione al monitoraggio in tempo reale e alla documentazione pronta per la revisione, offriamo una soluzione end-to-end che si adatta alle vostre attività.

Con l'intensificarsi dei controlli normativi, le aziende che investono in sistemi digitali di conformità saranno all'avanguardia nel commercio sostenibile. Sia che gestite una rete di fornitura multinazionale o che sostenete i produttori locali, la nostra piattaforma vi aiuta a rispettare gli obblighi di legge, a ridurre i rischi e a rafforzare la vostra posizione nel mercato dell'UE.

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