EUDR FAQ: Een praktische gids voor de EU ontbossingsverordening

De EU Deforestation Regulation (EUDR) introduceert nieuwe wettelijke verplichtingen voor bedrijven die specifieke grondstoffen importeren of verhandelen binnen de Europese Unie. Het is een grote stap in de richting van het uitbannen van producten die verband houden met ontbossing op de EU-markt en brengt aanzienlijke operationele en nalevingsuitdagingen met zich mee.

Dit artikel met veelgestelde vragen is bedoeld om professionals, bedrijfseigenaren en besluitvormers te helpen begrijpen wat EUDR is, hoe het werkt en welke acties nodig zijn om aan de regels te blijven voldoen. Of u nu wereldwijde toeleveringsketens beheert of juridische risico's beoordeelt, deze gids behandelt de belangrijkste feiten, processen, hulpmiddelen en tijdlijnen.

Algemene vragen

In het eerste deel wordt uitgelegd wat de EUDR is, waarom deze is ingevoerd en wat de gevolgen zijn voor bedrijven die handelen in specifieke grondstoffen met een hoog risico.

Wat is de EU ontbossingsverordening (EUDR)?

De EU ontbossingsverordening (EUDR), formeel bekend als Verordening (EU) 2023/1115, is een juridisch bindend kader dat in juni 2023 door de Europese Unie is aangenomen. Het belangrijkste doel is om de handel in producten die verband houden met ontbossing of aantasting van bossen op de EU-markt te voorkomen.

De verordening is zowel van toepassing op goederen die worden geïmporteerd naar als geëxporteerd uit de EU. Bedrijven moeten ervoor zorgen dat gereguleerde producten aan drie essentiële criteria voldoen:

Ze moeten ontbossingsvrij zijn (d.w.z. niet geproduceerd op land dat ontbost is na 31 december 2020).
Legaal geproduceerd in overeenstemming met de wetten van het land van herkomst.
Volledig traceerbaar tot het exacte perceel waar ze zijn verbouwd of geoogst.

De EUDR vervangt de eerdere EU-houtverordening (EUTR) en breidt het toepassingsgebied en de wettelijke vereisten aanzienlijk uit.

Waarom is de EUDR ingevoerd?

De Europese Unie is een van 's werelds grootste consumenten van land- en bosbouwproducten. Haar consumptiepatronen dragen bij aan de wereldwijde ontbossing, vooral in tropische gebieden met een rijke biodiversiteit.

De EUDR is geïntroduceerd om deze ecologische voetafdruk aan te pakken. Het is onderdeel van de Green Deal van de EU en ondersteunt bredere doelen zoals klimaatneutraliteit in 2050 en het behoud van biodiversiteit.

Door producten zonder ontbossing uit legale bronnen verplicht te stellen, verandert de verordening milieuduurzaamheid van een vrijwillig initiatief in een nalevingsverplichting, waardoor de wereldwijde handelspraktijken een nieuwe vorm krijgen.

Wanneer begint de EUDR-handhaving?

De handhaving van de EUDR begint in twee fasen, afhankelijk van de grootte van het bedrijf:

Grote bedrijven moeten hier uiterlijk op 30 december 2025 aan voldoen.
Kleine en micro-ondernemingen hebben tot 30 juni 2026 de tijd om aan de eisen te voldoen.

Ondanks het uitgestelde tijdschema worden alle bedrijven aangemoedigd om nu te beginnen met de voorbereidingen vanwege de tijd en complexiteit die gemoeid zijn met het verzamelen van gegevens, het beoordelen van risico's en het opzetten van systemen die aan de voorschriften voldoen.

Is er een respijtperiode of flexibiliteit in de EUDR deadlines?

Nee. De EUDR kent geen respijtperiode zodra de handhaving begint.

Grote ondernemingen moeten uiterlijk op 30 december 2025 aan de verordening voldoen, kleine en micro-ondernemingen uiterlijk op 30 juni 2026. Deze data zijn wettelijk bindend en vertegenwoordigen de volledige inwerkingtreding van de verordening.

Hoewel de gespreide tijdslijn kleinere bedrijven extra tijd geeft, zijn er na deze data geen vrijstellingen of flexibiliteit meer van toepassing. Zodra de handhavingsdatum is aangebroken, mogen alleen bedrijven die een volledige due diligence hebben uitgevoerd en geldige DDS-aanvragen hebben ingediend, wettelijk producten op de EU-markt brengen of vanuit de EU exporteren.

Bedrijven worden daarom dringend verzocht om de huidige pre-handhavingsfase te beschouwen als een kritieke periode voor het testen van systemen, het benaderen van leveranciers en interne training. Het uitstellen van voorbereidingen tot eind 2025 brengt het risico met zich mee van niet-naleving, vertragingen bij verzendingen of handhavingsacties.

Welke grondstoffen zijn gedekt?

De EUDR is van toepassing op specifieke land- en bosbouwproducten die worden erkend als belangrijke veroorzakers van ontbossing in de wereld. Deze producten krijgen prioriteit vanwege hun grote milieu-impact en handelsvolume binnen de EU.

De verordening richt zich specifiek op de volgende zeven grondstoffen met een hoog risico:

Vee.
Cacao.
Koffie.
Oliepalm.
Soja.
Hout.
Rubber.

Naast de hierboven genoemde grondstoffen is EUDR ook van toepassing op een groot aantal afgeleide en verwerkte producten die met deze grondstoffen worden gemaakt. Dit zorgt ervoor dat ontbossinggerelateerde risico's in de hele waardeketen worden aangepakt.

Voorbeelden van gedekte derivaten zijn onder andere:

Leder- en rundvleesproducten.
Chocolade en cacaopoeder.
Meubels, papier en houtwaren.
Verwerkte palmolieproducten en producten op basis van rubber.

Alle gereglementeerde producten worden geïdentificeerd aan de hand van de codes van de gecombineerde nomenclatuur (GN) van de EU die zijn opgenomen in bijlage I bij de verordening. Alleen producten die onder deze GN-codes vallen, zijn onderworpen aan de EUDR-nalevingseisen. Bedrijven moeten deze codes zorgvuldig bestuderen om te bepalen of hun producten onder de verordening vallen.

Wat betekent "ontbossingsvrij" onder EUDR?

Een product wordt als ontbossingsvrij beschouwd als het na 31 december 2020 niet is geproduceerd op land dat is ontbost of onderhevig is aan bosdegradatie. Dit geldt zelfs als dergelijke ontbossing legaal was in het land van herkomst.

De verordening definieert ontbossing ruim en omvat zowel volledige ontbossing als gedeeltelijke aantasting zoals houtkap die de structuur, samenstelling of functie van het bos verstoort.

Deze standaard garandeert een uniforme milieubescherming in alle productielanden, ongeacht de verschillende nationale regelgevingen.

Welke uitzonderingen of speciale gevallen staan de EUDR toe?

Hoewel de EUDR een breed toepassingsgebied heeft, zijn er verschillende uitzonderingen om overregulering te voorkomen en overgangsflexibiliteit mogelijk te maken.

Gerecycleerde producten zijn over het algemeen vrijgesteld, op voorwaarde dat ze volledig gemaakt zijn van eerder gebruikte materialen. Als er tijdens de verwerking echter grondstoffen worden toegevoegd die onder de EUDR-regulering vallen, kan het eindproduct onder het toepassingsgebied van de verordening vallen.
Verpakkingsmateriaal is uitgesloten, tenzij de verpakking zelf een gereguleerd product is dat is opgenomen in bijlage I. Karton gemaakt van houtpulp valt bijvoorbeeld onder de EUDR als de specifieke GN-code voor dat type karton wordt gedekt.
Hout dat vóór 29 juni 2023 is gekapt en vóór 30 december 2025 op de EU-markt is gebracht, is tijdelijk vrijgesteld. Deze vrijstelling fungeert als een overgangsbuffer voor bestaande voorraden.

Bovendien zijn bepaalde codes van de gecombineerde nomenclatuur in Bijlage I gemarkeerd met het voorvoegsel "ex", wat betekent dat alleen een subcategorie van de bredere productgroep wordt gedekt. Bedrijven moeten productclassificaties nauwkeurig bekijken om te bepalen of ze van toepassing zijn.

In alle gevallen wordt bedrijven geadviseerd om de GN-codes zorgvuldig te controleren en indien nodig juridische of douane-experts te raadplegen om te bevestigen of een vrijstelling van toepassing is.

Naleving en due diligence

In dit hoofdstuk wordt beschreven wie aan de EUDR moet voldoen en welke stappen bedrijven precies moeten nemen om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen.

Wie moet voldoen aan de EUDR?

De EUDR is van toepassing op een breed scala aan deelnemers in de toeleveringsketen die betrokken zijn bij de import, export en distributie van gereguleerde goederen. Het is van essentieel belang om de wettelijke rol van uw bedrijf onder de verordening te begrijpen, aangezien het type actor bepalend is voor de mate van verantwoordelijkheid, vooral als het gaat om due diligence-verplichtingen en documentatie.

De verordening is van toepassing op twee soorten actoren in de toeleveringsketen:

Bedieningspersoneel: Entiteiten die gereguleerde producten voor het eerst op de EU-markt brengen of ze uit de EU exporteren. Hieronder vallen importeurs, fabrikanten en grote detailhandelaren.
Handelaren: Bedrijven die gereguleerde producten behandelen of verkopen die al op de markt zijn gebracht. Dit kunnen groothandelaren, distributeurs of online platforms zijn.

De marktdeelnemers dragen de primaire verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van due diligence. Handelaren moeten een administratie bijhouden en moeten mogelijk aan aanvullende eisen voldoen als ze als grote onderneming worden geclassificeerd.

Is de EUDR van toepassing op kleine of micro-ondernemingen?

Ja, de EUDR is van toepassing op bedrijven van alle groottes, inclusief kleine en micro-ondernemingen, hoewel de verplichtingen kunnen verschillen afhankelijk van hun wettelijke rol in de toeleveringsketen.

Kleine en micro-ondernemingen die optreden als exploitanten: Goederen op de EU-markt brengen of uitvoeren moet volledig voldoen aan de EUDR, inclusief het uitvoeren van due diligence en het indienen van DDS-dossiers. Voor hen geldt echter een latere handhavingstermijn, namelijk 30 juni 2026.
Kleine en micro-ondernemingen die als handelaar optreden: Diegenen die omgaan met producten die al op de markt zijn, hoeven geen DDS in te dienen, maar moeten wel de relevante documentatie van de leverancier bewaren en bevestigen dat de goederen die ze behandelen aan de voorschriften voldoen. Van hen wordt ook verwacht dat ze tijdens inspecties of audits samenwerken met de nationale autoriteiten.

Er zijn geen vrijstellingen van de regelgeving op basis van bedrijfsgrootte; alle bedrijven moeten hun rol beoordelen en zich dienovereenkomstig voorbereiden.

Wat zijn de belangrijkste compliancevereisten?

Naleving van de EUDR beperkt zich niet tot algemene duurzaamheidsverbintenissen - er moet aan specifieke wettelijke verplichtingen worden voldaan. Bedrijven moeten met verifieerbaar bewijs aantonen dat elke zending van gereguleerde goederen vrij is van ontbossing, legaal geproduceerd is volgens de wetten van het land van herkomst en getraceerd kan worden naar het specifieke stuk land waar het geteeld of geoogst is.

Daarnaast moeten bedrijven een Due Diligence Statement (DDS) indienen via het TRACES-NT-platform van de EU voordat de goederen op de EU-markt kunnen worden gebracht of uit de EU kunnen worden geëxporteerd. Deze verplichtingen gelden per zending en vereisen consistente documentatie en verificatie.

Wat is een Due Diligence-verklaring (DDS)?

Het Due Diligence Statement (DDS) is een hoeksteen van de EUDR-naleving. Het is het formele resultaat van het hele due diligence-proces en fungeert als een wettelijke garantie dat het product voldoet aan alle wettelijke vereisten. Zonder een geldig DDS kan geen enkel gereguleerd product legaal op de EU-markt gebracht of geëxporteerd worden.

Een DDS is een formele wettelijke verklaring die vereist is volgens artikel 4 en 5 van de EUDR. De verklaring bevestigt dat:

Het product is beoordeeld aan de hand van een gestructureerd due diligence proces.
Het risico op niet-naleving is verwaarloosbaar.
Alle ondersteunende documentatie is volledig en accuraat.

Zodra het DDS is ingediend, wordt het een wettelijk bindende bevestiging en moet het vijf jaar worden bewaard voor mogelijke audits of inspecties.

Wat houdt het due diligence-proces in?

Om aan de EUDR te voldoen, moeten bedrijven een gestructureerd due diligence-proces uitvoeren dat transparantie, traceerbaarheid en juridische integriteit in hun hele toeleveringsketen garandeert. Dit proces is niet eenmalig, maar een terugkerende verplichting die op elke relevante zending wordt toegepast.

Het due diligence-proces onder EUDR omvat drie verplichte stappen:

Verzamelen van informatie: Verzamel gegevens over producttype, volume, leveranciersidentiteit, productiedata en geolocatie van herkomst.
Risicobeoordeling: Evalueer het risico dat het product in verband wordt gebracht met ontbossing of wetsovertredingen op basis van de praktijken van leveranciers en inkoopregio's.
Risicobeperking: Als het risico niet verwaarloosbaar is, neem dan corrigerende maatregelen zoals audits door derden, bezoeken aan de locatie of verbeteringen in documentatie voordat u verder gaat.

Elke stap moet worden gedocumenteerd en herhaald bij elke nieuwe batch of zending van gereguleerde goederen.

Wat zijn de meest voorkomende uitdagingen waarmee bedrijven te maken krijgen als ze aan de EUDR willen voldoen?

Ondanks duidelijke richtlijnen ondervinden veel bedrijven operationele en logistieke problemen wanneer ze EUDR-naleving proberen te implementeren.

De meest voorkomende uitdagingen zijn onder andere:

Gegevens verzamelen bij kleine boeren: Kleine boerderijen kunnen niet beschikken over GPS-instrumenten, formele landtitels of internettoegang.
Beperkte digitale infrastructuur: Plattelandsregio's kunnen te kampen hebben met slechte connectiviteit, waardoor het in real-time verzamelen van gegevens wordt bemoeilijkt.
Hoge nalevingskosten: KMO's worden geconfronteerd met financiële belemmeringen bij het investeren in GIS-tools, audits en juridische documentatie.
Complexe toeleveringsketens: Multi-tier netwerken verminderen de zichtbaarheid en verhogen het risico op traceerbaarheid.
Onduidelijk grondbezit: In sommige regio's kunnen wettelijke eigendoms- of landgebruiksrechten betwist of niet gedocumenteerd zijn.

Deze problemen kunnen leiden tot vertraagde DDS-aanvragen, onvolledige documentatie of geblokkeerde zendingen.

Hoe kunnen bedrijven barrières voor naleving van de EUDR overwinnen?

Het overwinnen van de praktische problemen die naleving van de EUDR met zich meebrengt, vereist meer dan alleen het voldoen aan de checklists van de regelgeving. Bedrijven moeten een proactieve, strategische aanpak hanteren die is afgestemd op hun specifieke situatie in de toeleveringsketen. Vooral voor bedrijven die inkopen in regio's met een hoog risico of kleine boerenbedrijven, ligt de sleutel tot succesvolle implementatie in het opbouwen van capaciteit, het vereenvoudigen van processen en het benutten van digitale infrastructuur.

Om compliance effectiever te beheren, kunnen bedrijven een combinatie van praktische en strategische oplossingen toepassen:

Training voor leveranciers: Voorlichting geven over EUDR, GPS-gebruik en documentatiepraktijken.
Gestandaardiseerde toolkits: Gebruik voorgeformatteerde sjablonen voor het verzamelen van gegevens, juridische documenten en DDS-rapporten.
Verificatie door derden: Schakel lokale NGO's of auditors in om de naleving in regio's met een hoog risico te beoordelen.
Samenwerkingsplatforms: Gebruik gecentraliseerde systemen zoals eudr.co om gegevens te delen, risico's te beheren en DDS-verklaringen in te dienen.
Vroege implementatie: Begin vóór deadlines met de voorbereiding op naleving om zwakke schakels in de toeleveringsketen te identificeren en te corrigeren.

Proactieve planning verbetert de betrouwbaarheid van gegevens en vermindert risico's tijdens handhavingsinspecties.

Zijn certificeringen door derden (bijv. FSC, PEFC, RSPO, Rainforest Alliance) voldoende om aan de EUDR te voldoen?

Nee. Certificeringen zoals FSC, PEFC, RSPO, Rainforest Alliance en soortgelijke programma's zijn geen vervanging voor de wettelijke zorgvuldigheidseisen die de EUDR stelt.

Hoewel deze certificeringen van derden het risicobeoordelingsproces van een bedrijf kunnen ondersteunen, ontslaan ze exploitanten niet van de plicht om het volledige EUDR due diligence-proces uit te voeren en te documenteren. Specifiek kunnen certificeringen niet in de plaats komen van de behoefte aan:

Geolocatiegegevens van productiepercelen (WGS84-formaat).
Controle op naleving van de wetgeving in het land van herkomst.
Ontbossingsvrije garantie na 31 december 2020.
Indienen van een Due Diligence Statement (DDS) via het EU TRACES-NT platform.

Deze regelingen kunnen een toegevoegde waarde hebben bij het beoordelen van de geloofwaardigheid van leveranciers en milieupraktijken, maar volgens artikel 9 van de EUDR blijft de exploitant of handelaar volledig wettelijk verantwoordelijk.

Bedrijven moeten certificeringen uitsluitend als aanvullend bewijs beschouwen en niet als op zichzelf staande nalevingsmaatregelen. Zelfs volledig gecertificeerde leveranciers hebben onafhankelijke verificatie en gegevensverzameling nodig om aan de EUDR-vereisten te voldoen.

Welke documentatie moeten bedrijven bijhouden om aan te tonen dat ze aan de EUDR voldoen?

Volgens artikel 9 van de EUDR moeten bedrijven alle documentatie met betrekking tot due diligence en naleving minimaal vijf jaar bewaren. Dit omvat zowel interne documenten als materiaal dat is verkregen van leveranciers of derden.

Verplichte documenten zijn onder andere:

Geolocatiegegevens: Nauwkeurige coördinaten (WGS84-formaat) van de percelen die in de productie worden gebruikt.
Productie- of oogstdata: Gegevens met tijdstempel om te controleren of ze zijn afgestemd op de sluitingsdatum van 31 december 2020.
Juridische documenten: Landtitels, vergunningen, arbeidscontracten en milieucertificaten.
Risicobeoordelingsrapporten: Rechtvaardigingen voor toegewezen risiconiveaus, inclusief gebruikte bronnen en logica.
Bewijs van verzachting: Verslagen van audits, leverancierscorrecties of beoordelingen met satellietbeelden als er risico's zijn geïdentificeerd.
De Due Diligence-verklaring (DDS): Zoals ingediend via TRACES-NT, samen met eventuele logboeken of versiegeschiedenis.
Communicatie met leveranciers: E-mails, contracten of verklaringen die traceerbaarheid en legale sourcing ondersteunen.

Deze gegevens moeten worden opgeslagen in een formaat dat toegankelijk is voor audits of onderzoeken door bevoegde nationale autoriteiten. Bedrijven moeten veilige, georganiseerde gegevensopslagsystemen gebruiken, idealiter met tijdstempellogs en back-upprotocollen.

Het niet bewaren of verstrekken van deze documentatie kan leiden tot handhavingsacties, zelfs als de DDS correct werd ingediend.

Wie is verantwoordelijk voor de naleving van de EUDR binnen een bedrijf?

De wettelijke verantwoordelijkheid voor naleving ligt bij de "exploitant", de entiteit die goederen op de EU-markt brengt of exporteert.

De operationele verantwoordelijkheid is echter vaak verdeeld over afdelingen, waaronder:

Inkoop: Verzamelt gegevens over leveranciers en goederen.
Naleving of juridische zaken: Beoordeelt wettelijke verplichtingen en risicodrempels.
Duurzaamheid/ESG: Bewaakt de ontbossingsstatus en evalueert de geloofwaardigheid van de certificering.
IT/Technisch: Beheert GIS-systemen en integraties met DDS-platforms.

De beste praktijk omvat het aanstellen van een centrale nalevingscoördinator of het oprichten van een multifunctioneel EUDR-team om te zorgen voor voortdurende documentatie, updates en reacties op risicowaarschuwingen.

Traceerbaarheid en bewaking

Traceerbaarheid is een kernonderdeel van EUDR-naleving. In dit hoofdstuk wordt uitgelegd welke gegevens moeten worden bijgehouden en hoe.

Welke geolocatiegegevens zijn vereist?

Volgens de EUDR begint traceerbaarheid met precieze informatie over waar een grondstof is geproduceerd. Geolocatiegegevens zijn niet optioneel - ze vormen de hoeksteen van het aantonen van ontbossingsvrije herkomst en wettelijke naleving. Bedrijven moeten ervoor zorgen dat hun datasystemen nauwkeurig bewijs op basis van locatie kunnen vastleggen en beheren.

Bedrijven moeten geolocatiecoördinaten op perceelsniveau leveren voor alle goederen die onder EUDR vallen. Dit omvat:

Exacte breedtegraad en lengtegraad (WGS84 decimale graden).
Perceelsgrenzen voor grotere boerderijen of coöperaties.
Datum van oogst of productie.
Leveranciersidentiteit en landgrootte.

Deze ruimtelijke gegevens zijn essentieel om te bewijzen dat er geen ontbossing heeft plaatsgevonden na de sluitingsdatum van 2020.

Hoe gebeurt monitoring op afstand?

In de context van EUDR speelt monitoring op afstand een cruciale rol bij het verifiëren dat er geen ontbossing heeft plaatsgevonden op of nabij het land waar grondstoffen worden geproduceerd. Deze aanpak stelt bedrijven in staat om beweringen van leveranciers onafhankelijk en op grote schaal te valideren, vooral in regio's waar audits ter plaatse een uitdaging kunnen vormen of veel middelen vergen.

Controle op afstand houdt in dat digitale hulpmiddelen worden gebruikt om veranderingen in landgebruik te volgen en te bevestigen dat er geen ontbossing heeft plaatsgevonden.

Veelgebruikte hulpmiddelen zijn onder andere:

Satellietbeelden.
GIS-karteringsplatforms.
Op AI gebaseerde waarschuwingen voor onverwachte ontbossing.

Deze technologieën helpen gegevens van leveranciers te verifiëren en kunnen milieurisico's in realtime detecteren, zelfs in moeilijk toegankelijke gebieden.

Wat gebeurt er als een leverancier geen geolocatiegegevens kan leveren?

Onder de EUDR zijn geolocatiegegevens niet optioneel - het is een wettelijke basisvereiste. Als een leverancier geen nauwkeurige geolocatiecoördinaten op perceelsniveau (in WGS84-formaat) kan leveren, zijn de gevolgen onmiddellijk aanzienlijk.

Eerst en vooral kan het getroffen product niet legaal op de EU-markt gebracht of geëxporteerd worden. Zonder geolocatiegegevens kunnen exploitanten niet aantonen dat het product is geproduceerd op land dat na 31 december 2020 ontbossingsvrij is gebleven, een verplichte voorwaarde voor naleving van de regelgeving.

In deze situatie loopt de ondernemer een juridisch risico en wordt de goederenstroom door de toeleveringsketen stopgezet. Zelfs als alle andere due diligence stappen zijn voltooid, maakt een ontbrekend of niet-verifieerbaar geolocatiebestand het hele Due Diligence Statement (DDS) ongeldig.

In dergelijke gevallen hebben bedrijven twee opties:

Het product uitsluiten van hun EU-voorraad: Dit is vaak de enige kortetermijnoplossing als tijdgebrek of gebrek aan alternatieve leveranciers herstel onmogelijk maken.
Samenwerken met leveranciers om gegevens te verzamelen die aan de voorschriften voldoen: Dit kan het inzetten van GPS-apparaten omvatten, het uitvoeren van veldonderzoeken of het samenwerken met lokale controle-instanties om de nodige coördinaten en documentatie te verkrijgen.

Operatoren worden aangemoedigd om leveranciers met een hoog risico of die niet gedigitaliseerd zijn vroeg in het voorbereidingsproces voor naleving te identificeren. Technische ondersteuning of financiering voor het verzamelen van geospatiale gegevens kan nodig zijn, vooral wanneer er gewerkt wordt met kleine boeren of coöperaties in regio's met weinig connectiviteit.

Als ontbrekende geolocatiegegevens niet worden aangepakt, worden niet alleen zendingen geblokkeerd, maar kunnen ook audits, boetes of reputatieschade ontstaan als niet-conforme goederen op de EU-markt worden ontdekt.

Samengevat is het ontbreken van geolocatiegegevens een deal-breaker onder de EUDR. Bedrijven moeten robuuste strategieën implementeren voor het betrekken en in kaart brengen van leveranciers om verstoringen te voorkomen en legale markttoegang te behouden.

Hoe vaak moeten monitoringgegevens worden bijgewerkt?

Monitoring in het kader van de EUDR is geen eenmalige vereiste - het is een voortdurende verplichting die ervoor moet zorgen dat alle producten die de EU-markt binnenkomen of verlaten na verloop van tijd aan de regels blijven voldoen. Statische of verouderde gegevens ondermijnen de integriteit van het Due Diligence Statement (DDS) en verhogen het risico op overtredingen van de regelgeving.

Bedrijven moeten hun monitoringgegevens regelmatig bijwerken om veranderingen in landgebruik, samenstelling van de toeleveringsketen of regionale risicofactoren weer te geven. Met name in de volgende scenario's zijn updates vereist:

Met elke nieuwe zending: Elke zending van gereguleerde goederen moet vergezeld gaan van actuele, batch-specifieke geolocatiegegevens. Zelfs terugkerende leveringen van dezelfde leverancier moeten individueel worden gevalideerd om consistentie en naleving te garanderen.
Wanneer de omstandigheden van de leverancier of het landgebruik veranderen: Als een leverancier op een nieuwe locatie gaat inkopen, de productie uitbreidt naar een ander perceel of veranderingen in eigendom of landrechten ondervindt, moeten de bijbehorende geospatiale gegevens en risicobeoordelingen onmiddellijk worden herzien.
Als reactie op bijgewerkte satellietbeelden of ontbossingswaarschuwingen: Bedrijven die gebruik maken van teledetectie of GIS-platforms moeten reageren op systeemwaarschuwingen of visueel bewijs van bosverlies door leveranciersprofielen en DDS-dossiers te herzien en dienovereenkomstig aan te passen.
Als gevolg van een wijziging in de classificatie van regelgeving of landenrisico: Wanneer de Europese Commissie het risiconiveau van een land aanpast of nieuwe richtlijnen publiceert, kan het nodig zijn om monitoringgegevens en -documentatie aan te passen aan de verscherpte due diligence-eisen.

Regelmatige updates zijn essentieel om ervoor te zorgen dat DDS-verklaringen accuraat blijven, wettelijk verdedigbaar zijn en afgestemd zijn op de laatste praktijksituaties. Verouderde of onvolledige monitoringgegevens kunnen leiden tot het afwijzen van zendingen, dwangsommen of het terugroepen van producten.

Om dit proces effectief te beheren, moeten bedrijven geautomatiseerde waarschuwingen, routinematige herverificatieschema's voor leveranciers en digitale systemen waarmee de versiegeschiedenis van gegevens kan worden bijgehouden, implementeren. Dit verbetert niet alleen de operationele efficiëntie, maar toont ook aan dat ze voorbereid zijn op regelgeving tijdens inspecties of audits.

Wat zijn de vier belangrijkste onderdelen van effectieve EUDR-toezicht?

Effectief toezicht onder EUDR is geen eenmalige taak - het is een doorlopend, gestructureerd systeem dat ontworpen is om landgebruik te volgen, veranderingen op te sporen en de transparantie van de toeleveringsketen te garanderen.

De vier essentiële onderdelen zijn:

Geolocatiegegevens verzamelen: Coördinaten op perceelsniveau (WGS84-formaat) moeten worden verzameld voor elke boerderij, bos of plantage. Voor kleine boeren kan een enkel punt volstaan; voor grotere percelen is het in kaart brengen van polygonen vereist. De gegevens moeten de productie- of oogstdata en de identificatie van de leverancier bevatten.
Verificatie via teledetectie en satellieten: Bedrijven moeten satellietbeelden met hoge resolutie en teledetectietools gebruiken om te controleren of er na 31 december 2020 geen ontbossing heeft plaatsgevonden. Deze tools leveren objectief visueel bewijs en helpen bij het valideren van de geolocatiegegevens die leveranciers aanleveren.
Risicokartering op basis van GIS: Geografische informatiesystemen (GIS) helpen risico's te visualiseren. Bedrijven kunnen gegevens van leveranciers koppelen aan externe risicofactoren zoals de nabijheid van beschermde gebieden, biodiversiteitshotspots of regio's met zwak bestuur. Op basis hiervan kunnen beslissingen over risicobeoordeling en risicobeperking worden genomen.
Dynamische risico-updates: Monitoring moet worden aangepast aan nieuwe informatie. Bedrijven moeten risicoprofielen van leveranciers bijwerken als er ontbossingswaarschuwingen verschijnen, documentatie verandert of de risicoclassificatie van een land verschuift. Dit zorgt ervoor dat DDS-inzendingen na verloop van tijd geldig blijven.

Deze vier componenten werken samen om een controleerbaar, verdedigbaar nalevingssysteem te creëren. Monitoring vormt de basis voor realtime risicodetectie en juridisch geloofwaardige due diligence.

Risicoclassificatie en landenbeoordeling

In dit deel wordt uitgelegd hoe de risicogebaseerde aanpak van de EU in het kader van de EUDR de reikwijdte en diepgang van due diligence-verplichtingen beïnvloedt. Inzicht in de landenclassificatie is essentieel voor bedrijven die hun nalevingsstrategieën willen aanpassen, de blootstelling aan risico's willen beperken en hun middelen efficiënt willen toewijzen.

Wat is de risicogebaseerde aanpak van de EUDR?

De EUDR introduceert een trapsgewijs landenclassificatiesysteem om de zorgvuldigheidseisen te differentiëren op basis van het ontbossingsrisico van het land van herkomst.

De Europese Commissie zal landen indelen in drie risiconiveaus:

Landen met een laag risico: Dit zijn rechtsgebieden met weinig ontbossing en een sterk bosbeheer. Ze hebben meestal betrouwbare grondbezitsystemen, transparante toeleveringsketens en effectieve handhaving van milieuwetten. Voor producten uit deze landen kunnen bedrijven profiteren van vereenvoudigde due diligence-procedures, waaronder minder documentatie en minder intensieve verificatie.
Landen met een normaal risico: Dit is de standaardclassificatie en is van toepassing als er geen specifieke aanwijzing is. Bedrijven moeten alle stappen van due diligence uitvoeren: informatie verzamelen, risico's beoordelen en waar nodig de gevolgen beperken. De meeste landen zullen waarschijnlijk in eerste instantie onder deze categorie vallen, vooral in de eerste fasen van de handhaving van de EUDR.
Landen met een hoog risico: Deze landen worden geassocieerd met een hogere waarschijnlijkheid van illegale ontbossing, zwak bestuur of inconsistente handhaving van de bosbouwwetgeving. Exploitanten die in deze regio's inkopen, moeten verscherpte zorgvuldigheidseisen stellen, waaronder uitgebreidere controlemaatregelen, meer gedetailleerde documentatie en mogelijk audits door derden of inspecties op het terrein.

Het toegekende risiconiveau zal een directe invloed hebben op het type en de intensiteit van de due diligence die een operator moet uitvoeren. Als je bijvoorbeeld een product betrekt uit een gebied met een hoog risico, moet je beter kunnen aantonen dat het product vrij is van ontbossing en legaal is geproduceerd, met degelijk bewijsmateriaal.

Belangrijk is dat risicoclassificatie bedrijven niet vrijstelt van naleving. Zelfs voor landen met een laag risico moet nog steeds worden voldaan aan de criteria voor traceerbaarheid en ontbossing. De classificatie helpt bedrijven echter om hun inspanningen voor naleving te richten op die landen waar het risico op schade het grootst is.

Wanneer worden de landenrisiconiveaus gepubliceerd?

De officiële risicoclassificatielijst zal naar verwachting op 30 juni 2025 door de Europese Commissie worden gepubliceerd. Elk producerend land of elke producerende regio zal worden gecategoriseerd op basis van onafhankelijk gecontroleerde indicatoren zoals ontbossing, kwaliteit van bestuur, handhavingscapaciteit en transparantie van toeleveringsketens.

Tot die lijst definitief en openbaar is, moeten alle landen worden behandeld als ofwel standaard-risico ofwel hoog-risico. Dit betekent dat bedrijven volledige due diligence moeten uitvoeren voor alle inkoopregio's, ongeacht hun vermeende status op het gebied van milieu of bestuur.

Er zullen geen vereenvoudigde procedures van toepassing zijn voordat de risicolijst formeel is goedgekeurd. Bedrijven moeten niet uitgaan van een laag-risico status voor een leverancier of regio en zich in plaats daarvan voorbereiden op uitgebreide naleving in hun hele toeleveringsketen.

Zodra de classificatie is gepubliceerd, zal deze regelmatig worden herzien en bijgewerkt. Bedrijven moeten deze updates op de voet volgen, omdat wijzigingen in de status van een land onmiddellijk de reikwijdte van de due diligence kunnen veranderen die vereist is voor producten die uit die regio worden betrokken.

Samenvattend: hoewel de risicogebaseerde aanpak uiteindelijk een gerichter nalevingstraject zal opleveren, moeten bedrijven tot 30 juni 2025 alle herkomsten als potentieel hoog risico behandelen. Een gedegen voorbereiding en aanpasbare systemen zijn essentieel om deze overgangsonzekerheid effectief te beheren.

Handhaving en sancties

Inzicht in hoe de EUDR zal worden gehandhaafd en welke sancties van toepassing zijn, is essentieel voor risicoplanning. Bedrijven moeten zich niet alleen richten op het opzetten van nalevingssystemen, maar ook op het begrijpen van de handhavingsmechanismen die de EU-lidstaten in de praktijk zullen toepassen.

Hoe wordt de EUDR gehandhaafd?

De handhaving van de EUDR zal gedecentraliseerd maar gecoördineerd zijn. Elke EU-lidstaat is verantwoordelijk voor het aanwijzen van een of meer bevoegde autoriteiten die ervoor moeten zorgen dat de verordening binnen hun rechtsgebied wordt uitgevoerd en nageleefd.

Deze nationale autoriteiten krijgen belangrijke bevoegdheden, waaronder:

Uitvoeren van audits en inspecties: Zowel aangekondigde als onaangekondigde controles van bedrijfsterreinen, magazijnen, productielocaties en documentatiesystemen.
Documentatie aanvragen: Zoals Due Diligence Statements (DDS), geolocatiegegevens, wettelijke bronbewijzen en risicobeoordelingsbestanden.
Zendingen in beslag nemen of blokkeren: Het onderscheppen van goederen waarvan vermoed wordt dat ze niet aan de voorschriften voldoen voordat ze in omloop worden gebracht.
Klachten of meldingen van klokkenluiders onderzoeken: Vooral die van NGO's, journalisten of getroffen gemeenschappen in de landen van herkomst.
Administratieve of wettelijke sancties opleggen: Inclusief financiële sancties, marktverboden en opname in openbare registers van niet-naleving.

Om de samenwerking en informatie-uitwisseling over de grenzen heen te vergemakkelijken, zullen alle autoriteiten werken via het gecentraliseerde TRACES-NT-platform van de EU. Dit digitale systeem maakt het mogelijk om DDS-inzendingen, auditresultaten en nalevingsstatus in de hele EU in realtime te volgen.

Elke lidstaat moet ook jaarlijkse handhavingsverslagen indienen bij de Europese Commissie, met gedetailleerde informatie over het aantal uitgevoerde inspecties, vastgestelde overtredingen en genomen corrigerende maatregelen. Dit zorgt voor consistent toezicht en verantwoording in de hele Unie.

Bedrijven moeten zich voorbereiden op risicogebaseerde inspecties, willekeurige audits en datagestuurde onderzoeken, vooral in sectoren of regio's met een hoog risico. Autoriteiten kunnen ook satellietbeelden, AI-gebaseerde waarschuwingen en geospatiale tools inzetten om proactief onregelmatigheden te identificeren.

Wat zijn de sancties voor niet-naleving?

De EUDR legt strenge en verregaande straffen op voor overtredingen, wat het grote belang van de verordening voor het milieu en de wetgeving weerspiegelt.

Mogelijke straffen zijn onder andere:

Geldboetes: Deze kunnen oplopen tot 4% van de jaarlijkse EU-omzet van de exploitant, afhankelijk van de ernst en herhaling van de inbreuk.
Inbeslagneming of vernietiging van goederen: Producten die niet voldoen aan de EUDR-criteria kunnen fysiek vernietigd worden, de toegang tot de markt geweigerd worden of uit de handel genomen worden.
Inkomsten in beslag: De autoriteiten kunnen alle winst terugvorderen die is gemaakt met de verkoop van niet-conforme goederen.
Verbod op markttoegang: In ernstige of herhaalde gevallen kunnen bedrijven een tijdelijk of permanent verbod krijgen om gereguleerde producten op de EU-markt te brengen.
Openbare naamgeving: Overtreders kunnen in een openbare lijst worden opgenomen, wat kan leiden tot reputatieschade, verlies van vertrouwen bij kopers en kritiek van NGO's en de media.

Handhaving moet proportioneel, afschrikkend en effectief zijn. Bedrijven die nalatig zijn, gegevens vervalsen of hun verantwoordelijkheden op het gebied van naleving negeren, zullen waarschijnlijk zwaarder worden gestraft dan bedrijven die te goeder trouw zijn maar te maken hebben met geïsoleerde problemen.

Om de juridische en financiële risico's te beperken, moeten bedrijven robuuste interne controlesystemen implementeren, personeel trainen in due diligence protocollen en te allen tijde grondige documentatie bijhouden.

Hoe lang moeten bedrijven de gegevens over naleving van de EUDR bewaren?

Krachtens artikel 9, lid 3, van de EUDR zijn zowel exploitanten (die producten op de EU-markt brengen) als grote handelaren (die gereglementeerde goederen verkopen die al in omloop zijn) wettelijk verplicht om alle documentatie over de naleving ten minste vijf jaar te bewaren.

Deze bewaringstermijn van vijf jaar gaat in op de datum waarop het product in de EU op de markt is gebracht of uit de EU is uitgevoerd, afhankelijk van de rol van de actor in de toeleveringsketen.

Bedrijven moeten de volgende gegevens bewaren:

Due Diligence-verklaringen (DDS): Zoals ingediend via het TRACES-NT platform, inclusief ontvangstbewijzen en eventuele latere wijzigingen.
Geolocatie en oogstgegevens: Exacte coördinaten (WGS84), perceelsgrenzen en productie- of oogstdata met tijdstempel.
Juridische sourcing documentatie: Landtitels, kapvergunningen, milieucertificaten en naleving van lokale wetten.
Leverancierscontracten en -verklaringen: Overeenkomsten, attesten of beleidsregels die de legale en ontbossingsvrije herkomst bevestigen.
Risicobeoordelingsrapporten: Interne evaluaties of evaluaties door derden die de risicoclassificatie van het product of de leverancier rechtvaardigen.
Maatregelen en logboeken: Verslagen van audits, betrokkenheid van leveranciers, herstelmaatregelen of satellietverificatiestappen.
Systeemlogboeken en interne correspondentie: Bewijs dat due diligence-beslissingen gebaseerd waren op traceerbare, controleerbare processen.

Deze materialen moeten op verzoek gemakkelijk toegankelijk zijn voor nationale autoriteiten. Hoewel papieren dossiers niet verboden zijn, wordt digitale archivering met gestructureerde mappen, back-upprotocollen en toegangscontroles sterk aanbevolen om naleving op lange termijn en auditgereedheid te garanderen.

Belangrijk is dat het niet voorleggen van deze documentatie, zelfs als er geen ontbossing heeft plaatsgevonden, toch kan leiden tot handhavingsacties. Regelgevende instanties zijn bevoegd om sancties op te leggen op basis van alleen procedurele niet-naleving.

Het bijhouden van een gedetailleerde, goed georganiseerde administratie is daarom niet alleen essentieel om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, maar ook om je bedrijf te beschermen tegen reputatieschade en financiële risico's tijdens inspecties of geschillen.

Ondersteuning van eudr.co

Om de complexiteit van de EU Ontbossingsverordening (EUDR) te doorstaan, is niet alleen een goed begrip van de wettelijke vereisten nodig, maar ook de juiste hulpmiddelen om deze efficiënt te beheren. Gespecialiseerde platforms zoals eudr.co bieden essentiële ondersteuning voor bedrijven die naleving willen garanderen zonder de last van gefragmenteerde systemen of handmatige processen. In dit gedeelte wordt beschreven hoe eudr.co werkt en hoe het verschillende actoren in de toeleveringsketen ondersteunt.

Wat is eudr.co?

Eudr.co is een speciaal ontwikkeld nalevingsplatform dat bedrijven ondersteunt bij het voldoen aan de verplichtingen van de EUDR. In tegenstelling tot algemene ESG- of duurzaamheidstools is eudr.co specifiek gericht op de gedetailleerde wettelijke, technische en traceerbaarheidsnormen van de verordening.

Het platform biedt een uniforme omgeving waar bedrijven alle aspecten van EUDR-naleving kunnen afhandelen, van het verzamelen van leveranciersinformatie en geolocatiegegevens tot het genereren van Due Diligence Statements (DDS) en het indienen ervan via officiële EU-kanalen.

De architectuur ondersteunt zowel kleine als grote bedrijven door flexibiliteit, schaalbaarheid en een gebruiksvriendelijke interface te bieden. Of het nu gaat om het beheer van een enkele productlijn of een wereldwijde toeleveringsketen met meerdere lagen, eudr.co helpt organisaties om workflows op te bouwen die zowel betrouwbaar als controleerbaar zijn.

Hoe ondersteunt eudr.co certificering?

Om aan de strenge normen van de EUDR te voldoen, moeten bedrijven niet alleen de bron van hun goederen valideren, maar ook de legale productie en traceerbaarheid. Eudr.co bevat een aantal tools die direct aan deze eisen voldoen:

Op GIS gebaseerde karteringstools om de exacte locatie en grenzen van productiepercelen te verifiëren aan de hand van satellietgegevens.
Blockchain-beveiligde documentopslag om geknoei te voorkomen en een onveranderbaar controlespoor te garanderen.
Geautomatiseerde DDS-generatie die in overeenstemming is met artikel 4-5 van de EUDR en administratief werk vermindert.
Live risicodashboards die gebruikers op de hoogte stellen van wijzigingen in de leveranciersstatus, landenclassificaties of satellietwaarschuwingen.
TRACES-NT-integratie voor naadloze indiening van nalevingsformulieren bij EU-autoriteiten.

Door deze functies in één platform te consolideren, verkort eudr.co de certificeringstijden en minimaliseert het de kans op menselijke fouten tijdens de gegevensverwerking en rapportage.

Wie kan er baat hebben bij het gebruik van eudr.co?

Eudr.co is ontworpen voor een breed spectrum van gebruikers die betrokken zijn bij door de EUDR gereguleerde toeleveringsketens. Dankzij het modulaire ontwerp en de instellingen voor toegangscontrole kan elk type actor het platform effectief gebruiken zonder overlappende verantwoordelijkheden.

Importeurs en exporteurs kunnen het genereren van DDS automatiseren, geolocatiegegevens verzamelen en leveranciersrisico's in realtime controleren.
Handelaren en distributeurs profiteren van traceerbaarheidsdashboards en functies voor het bewaren van documenten.
Landbouwproducenten en coöperaties kunnen landgegevens, oogstdata en leveranciersgegevens rechtstreeks vanaf het veld uploaden.
Certificeringsinstanties krijgen alleen-lezen toegang om documenten te controleren tijdens audits of inspecties.
Detailhandelaren en fabrikanten hebben toegang tot volledige transparantie van de toeleveringsketen en exportcontroleverslagen voor intern gebruik of ter beoordeling door belanghebbenden.

Dit rolgebaseerde ontwerp helpt elke speler bij het naleven van de regels en draagt tegelijkertijd bij aan een gecoördineerde, controleerbare traceerbaarheidsketen.

Waarin verschilt eudr.co van algemene ESG-tools?

In tegenstelling tot conventionele ESG- of toeleveringsketenplatforms is eudr.co ontwikkeld om tot op artikelniveau te voldoen aan de wettelijke drempels van de EUDR. Het biedt een hoger niveau van specificiteit en juridische relevantie door regelgevingsnormen in elke workflow op te nemen.

De belangrijkste verschillen zijn:

Ingebouwde juridische logica die is afgestemd op de artikelen 3-11 van de EUDR.
Speciale modules voor traceerbaarheid, risicoanalyse van ontbossing en documentbewaring.
Pre-audit rapporten en waarschuwingen afgestemd op nationale handhavingspraktijken onder de verordening.
Gestructureerde sjablonen en bewijsformaten die overeenkomen met wat autoriteiten vereisen tijdens inspecties.

Generieke ESG-platforms kunnen mogelijk niet overweg met precieze geolocatieformaten (WGS84), boslegaliteitsdocumenten of DDS-specifieke metadata, waardoor eudr.co een betrouwbaardere oplossing is voor EUDR-naleving.

Integreert eudr.co met onze bestaande systemen?

Ja. Eudr.co is ontworpen om in bestaande digitale ecosystemen te passen zonder dat er dure revisies nodig zijn. Het platform biedt:

API-toegang voor integratie met ERP-, supply chain- en inkoopsystemen.
CSV en batch upload opties voor bulk data invoer of migratie.
Modi voor handmatige gegevensinvoer voor kleinere gebruikers zonder geautomatiseerde systemen.
Compatibiliteit met certificeringsdatabases, zoals FSC en PEFC, om referenties van leveranciers te vergelijken.
Interoperabiliteit tussen GIS en bewaking op afstand om satelliettools te koppelen aan compliance dashboards.

Deze interoperabiliteit zorgt ervoor dat bedrijven gebruik kunnen maken van hun bestaande digitale infrastructuur en tegelijkertijd kunnen voldoen aan de unieke eisen van EUDR.

Is onboarding complex?

Nee. Het onboardingproces is ontworpen om snel en toegankelijk te zijn, zelfs voor bedrijven met beperkte technische expertise.

Eudr.co biedt:

Stap-voor-stap configuratiegidsen om bedrijfsprofielen, leverancierslijsten en complianceworkflows in te stellen.
Vooraf geladen sjablonen en vervolgkeuzemenu's voor minder handmatige gegevensinvoer.
Live chat en trainingsondersteuning van compliance-experts om vragen over regelgeving of het platform te beantwoorden.
Meertalige interfaceopties die het gebruik door internationale teams en leveranciersnetwerken vergemakkelijken.

De meeste bedrijven kunnen binnen enkele dagen operationeel zijn, afhankelijk van het volume en de structuur van hun bestaande gegevens. Het gebruiksvriendelijke dashboard verkleint de leercurve en zorgt voor een snelle time-to-compliance.

Conclusie

De EU ontbossingsverordening betekent een belangrijke verschuiving in het beheer van de wereldwijde toeleveringsketen. Door te eisen dat producten vrij zijn van ontbossing, afkomstig zijn van legale bronnen en volledig traceerbaar zijn tot het geografisch bepaalde perceel van herkomst, stelt deze verordening een nieuwe wettelijke norm voor transparantie en verantwoordingsplicht. Voor bedrijven die actief zijn in of handel drijven met de EU is dit niet langer een vrijwillig duurzaamheidsinitiatief, maar een bindende wettelijke verplichting.

Bedrijven die vroegtijdig handelen door traceerbaarheidssystemen te implementeren, geolocatiegegevens te verzamelen en Due Diligence Statements (DDS) in te dienen via het TRACES-NT platform zullen in een betere positie verkeren om markttoegang te behouden, boetes te vermijden en aan de groeiende verwachtingen van belanghebbenden te voldoen.

Naleving van de EUDR-regelgeving is niet alleen een kwestie van risicobeheer. Het is een strategische investering in veerkracht op lange termijn, integriteit van de toeleveringsketen en geloofwaardigheid van het merk in een wereldmarkt die steeds milieugerichter wordt.