EUDR FAQ: Ghid practic pentru Regulamentul UE privind defrișările

Regulamentul UE privind defrișările (EUDR) introduce noi obligații juridice pentru întreprinderile care importă sau comercializează anumite mărfuri în cadrul Uniunii Europene. Acesta reprezintă un pas important către eliminarea de pe piața UE a produselor legate de despăduriri și aduce provocări operaționale și de conformitate semnificative.

Acest articol FAQ este conceput pentru a ajuta profesioniștii, proprietarii de întreprinderi și factorii de decizie să înțeleagă ce este EUDR, cum funcționează și ce acțiuni sunt necesare pentru a rămâne în conformitate. Fie că gestionați lanțuri de aprovizionare globale sau evaluați expunerea juridică, acest ghid acoperă faptele, procesele, instrumentele și termenele esențiale implicate.

Întrebări generale

Prima secțiune clarifică ce este EUDR, de ce a fost introdus și cum afectează întreprinderile care comercializează anumite mărfuri cu risc ridicat.

Ce este Regulamentul UE privind defrișările (EUDR)?

Regulamentul UE privind defrișările (EUDR), cunoscut în mod oficial ca Regulamentul (UE) 2023/1115, este un cadru obligatoriu din punct de vedere juridic adoptat de Uniunea Europeană în iunie 2023. Scopul său principal este de a preveni comercializarea pe piața UE a produselor legate de defrișare sau de degradarea pădurilor.

Regulamentul se aplică atât bunurilor importate în UE, cât și celor exportate din UE. Întreprinderile sunt obligate să se asigure că produsele reglementate îndeplinesc trei criterii esențiale:

• Acestea trebuie să fie fără defrișări (adică să nu fie produse pe terenuri defrișate după 31 decembrie 2020).
• Produs legal în conformitate cu legile țării de origine.
• Urmărire completă până la parcela exactă de teren unde au fost cultivate sau recoltate.

EUDR înlocuiește Regulamentul anterior al UE privind lemnul (EUTR), extinzând în mod semnificativ domeniul de aplicare și cerințele juridice ale acestuia.

De ce a fost introdus EUDR?

Uniunea Europeană este unul dintre cei mai mari consumatori de produse agricole și forestiere din lume. Modelele sale de consum contribuie la defrișarea globală, în special în regiunile tropicale bogate în biodiversitate.

EUDR a fost introdus pentru a aborda această amprentă ecologică. Acesta face parte din "Green Deal" al UE și sprijină obiective mai ample precum neutralitatea climatică până în 2050 și conservarea biodiversității.

Prin impunerea obligativității produselor provenite din surse legale și fără defrișări, regulamentul transformă durabilitatea mediului dintr-o inițiativă voluntară într-o obligație de conformitate, remodelând în acest proces practicile comerciale globale.

Când începe executarea EUDR?

Aplicarea EUDR este programată să înceapă în două etape, în funcție de mărimea întreprinderii:

• Întreprinderile mari trebuie să se conformeze până la 30 decembrie 2025.
• Întreprinderile mici și microîntreprinderile au termen până la 30 iunie 2026 să îndeplinească cerințele.

În ciuda calendarului eșalonat, toate întreprinderile sunt încurajate să înceapă să se pregătească de pe acum, având în vedere timpul și complexitatea implicate de colectarea datelor, evaluarea riscurilor și crearea unor sisteme conforme.

Există o perioadă de grație sau flexibilitate în ceea ce privește termenele EUDR?

Nu. EUDR nu include o perioadă de grație după începerea aplicării.

Întreprinderile mari trebuie să se conformeze până la 30 decembrie 2025, în timp ce întreprinderile mici și microîntreprinderile au un termen limită de 30 iunie 2026. Aceste date sunt obligatorii din punct de vedere juridic și reprezintă intrarea deplină în vigoare a regulamentului.

Deși calendarul eșalonat oferă timp suplimentar întreprinderilor mai mici, după aceste date nu se mai aplică nicio scutire sau flexibilitate. Odată cu sosirea datei de punere în aplicare, numai societățile care au finalizat procesul complet de due diligence și au depus dosare DDS valabile vor avea dreptul legal de a introduce produse pe piața UE sau de a le exporta de pe această piață.

Prin urmare, întreprinderile sunt îndemnate să trateze actuala fază premergătoare punerii în aplicare ca pe o perioadă critică pentru testarea sistemului, contactarea furnizorilor și formarea internă. Amânarea pregătirilor până la sfârșitul anului 2025 riscă să genereze neconformități, întârzieri ale expedierilor sau acțiuni de punere în aplicare.

Ce mărfuri sunt acoperite?

EUDR se aplică anumitor produse agricole și forestiere care sunt recunoscute ca fiind principalele cauze ale defrișărilor la nivel mondial. Aceste produse sunt considerate prioritare din cauza impactului lor ridicat asupra mediului și a volumului lor comercial în cadrul UE.

Regulamentul vizează în special următoarele șapte mărfuri cu risc ridicat:

• Bovine.
• Cacao.
• Cafea.
• Ulei de palmier.
• Soia.
• Lemn.
• Cauciuc.

În plus față de materiile prime enumerate mai sus, EUDR se aplică, de asemenea, unei game largi de produse derivate și prelucrate care sunt fabricate folosind aceste mărfuri. Astfel, se asigură că riscurile legate de despăduriri sunt abordate de-a lungul întregului lanț valoric.

Exemple de produse derivate acoperite includ:

• Piele și produse din carne de vită.
• Ciocolată și pudră de cacao.
• Mobilă, hârtie și articole din lemn.
• Produse procesate din ulei de palmier și produse pe bază de cauciuc.

Toate produsele reglementate sunt identificate utilizând codurile Nomenclaturii Combinate (NC) a UE enumerate în anexa I la regulament. Numai articolele care se încadrează în aceste coduri NC specificate fac obiectul cerințelor de conformitate ale EUDR. Întreprinderile trebuie să analizeze cu atenție aceste coduri pentru a stabili dacă produsele lor intră sub incidența regulamentului.

Ce înseamnă "fără defrișări" în cadrul EUDR?

Un produs este considerat fără defrișări dacă nu a fost produs pe terenuri care au fost defrișate sau supuse degradării pădurilor după 31 decembrie 2020. Acest lucru este valabil chiar dacă defrișarea a fost legală în țara de origine.

Regulamentul definește defrișarea în sens larg pentru a include atât defrișarea completă a pădurilor, cât și degradarea parțială, cum ar fi exploatarea forestieră care perturbă structura, compoziția sau funcția pădurilor.

Acest standard asigură o protecție uniformă a mediului în toate țările de proveniență, indiferent de reglementările naționale diferite.

Ce excepții sau cazuri speciale permite EUDR?

Deși EUDR are un domeniu de aplicare larg, sunt prevăzute mai multe excepții pentru a preveni suprareglementarea și pentru a permite o flexibilitate tranzitorie.

1. Produsele reciclate sunt, în general, scutite, cu condiția să fie fabricate în întregime din materiale utilizate anterior. Cu toate acestea, în cazul în care, în timpul prelucrării, se adaugă materii prime din surse noi reglementate de EUDR, produsul final poate intra în domeniul de aplicare al regulamentului.
2. Materialele de ambalare sunt excluse, cu excepția cazului în care ambalajul în sine este un produs reglementat enumerat în anexa I. De exemplu, cartonul fabricat din pastă de lemn ar face obiectul EUDR dacă este acoperit codul NC specific pentru acel tip de carton.
3. Lemnul recoltat înainte de 29 iunie 2023 și introdus pe piața UE înainte de 30 decembrie 2025 este scutit temporar. Această scutire acționează ca un tampon tranzitoriu pentru stocurile existente.

În plus, anumite coduri din Nomenclatura Combinată din anexa I sunt marcate cu prefixul "ex", ceea ce înseamnă că este acoperită doar o subcategorie a grupului de produse mai larg. Întreprinderile trebuie să revizuiască cu precizie clasificările produselor pentru a determina aplicabilitatea.

În toate cazurile, companiile sunt sfătuite să verifice cu atenție codurile NC și, dacă este necesar, să consulte experți juridici sau vamali pentru a confirma dacă se aplică o scutire.

Conformitate și due diligence

Această secțiune prezintă cine trebuie să respecte Regulamentul privind protecția datelor cu caracter personal și pașii exacți pe care trebuie să îi urmeze întreprinderile pentru a îndeplini obligațiile legale.

Cine trebuie să se conformeze EUDR?

EUDR se aplică unei game largi de participanți la lanțul de aprovizionare implicați în importul, exportul și distribuția de mărfuri reglementate. Înțelegerea rolului juridic al companiei dumneavoastră în temeiul regulamentului este esențială, deoarece tipul de actor determină nivelul de responsabilitate, în special în ceea ce privește obligațiile de diligență și documentația.

Regulamentul se aplică la două tipuri de actori din lanțul de aprovizionare:

• Operatori: Entități care introduc produse reglementate pe piața UE pentru prima dată sau care le exportă din UE. Aceasta include importatori, producători și comercianți cu amănuntul mari.
• Comercianți: Întreprinderile care manipulează sau vând produse reglementate deja introduse pe piață. Acestea pot include angrosiști, distribuitori sau platforme online.

Operatorii sunt principalii responsabili pentru îndeplinirea obligațiilor de diligență. Comercianții trebuie să țină evidențe și pot fi nevoiți să îndeplinească cerințe suplimentare dacă sunt clasificați ca întreprinderi mari.

Se aplică EUDR întreprinderilor mici sau microîntreprinderilor?

Da, EUDR se aplică întreprinderilor de toate dimensiunile, inclusiv întreprinderilor mici și microîntreprinderilor, deși obligațiile pot diferi în funcție de rolul lor juridic în lanțul de aprovizionare.

• Întreprinderi mici și microîntreprinderi care acționează ca operatori: Introducerea mărfurilor pe piața UE sau exportul acestora trebuie să respecte pe deplin Regulamentul privind exportul de mărfuri, inclusiv obligația de diligență și de depunere a dosarelor DDS. Cu toate acestea, ei beneficiază de un termen de punere în aplicare mai târziu, până la 30 iunie 2026.
• Întreprinderi mici și microîntreprinderi care acționează ca comercianți: Cei care se ocupă de produse aflate deja pe piață nu sunt obligați să prezinte DDS, dar trebuie să păstreze documentația relevantă a furnizorului și să confirme că mărfurile pe care le manipulează sunt conforme. De asemenea, aceștia trebuie să coopereze cu autoritățile naționale în timpul inspecțiilor sau auditurilor.

Nu există excepții de la regulament în funcție de mărimea întreprinderii; toate întreprinderile trebuie să își evalueze rolul și să se pregătească în consecință.

Care sunt cerințele principale de conformitate?

Conformitatea cu EUDR nu se limitează la angajamente generale de durabilitate - implică îndeplinirea unor obligații legale specifice. Companiile trebuie să demonstreze, cu dovezi verificabile, că fiecare transport de bunuri reglementate nu implică defrișări, este produs în mod legal în conformitate cu legile țării de origine și poate fi urmărit până la parcela de teren specifică unde a fost cultivat sau recoltat.

În plus, companiile trebuie să prezinte o declarație de diligență necesară (DDS) prin intermediul platformei TRACES-NT a UE înainte ca mărfurile să poată fi introduse pe piața UE sau exportate de pe aceasta. Aceste obligații se aplică fiecărui transport și necesită documente și verificări coerente.

Ce este o declarație de due diligence (DDS)?

Declarația de due diligence (DDS) este o piatră de temelie a conformității EUDR. Aceasta reprezintă rezultatul oficial al întregului proces de due diligence și acționează ca o garanție legală că produsul îndeplinește toate cerințele de reglementare. Fără o DDS valabilă, niciun produs reglementat nu poate fi introdus în mod legal pe piața UE sau exportat de pe aceasta.

O DDS este o declarație juridică formală solicitată în temeiul articolelor 4 și 5 din RDUE. Declarația confirmă că:

• Produsul a fost evaluat utilizând un proces structurat de due diligence.
• Riscul de neconformitate este neglijabil.
• Toate documentele justificative sunt complete și exacte.

Odată depusă, DDS devine o confirmare obligatorie din punct de vedere juridic și trebuie păstrată timp de cinci ani pentru un eventual audit sau inspecție.

Ce presupune procesul de due diligence?

Pentru a se conforma EUDR, companiile trebuie să desfășoare un proces structurat de due diligence care să asigure transparența, trasabilitatea și integritatea juridică a lanțurilor lor de aprovizionare. Acest proces nu este un exercițiu punctual, ci o obligație recurentă aplicată fiecărui transport relevant.

Procesul de due diligence din cadrul EUDR include trei etape obligatorii:

• Colectarea informațiilor: Adunați date privind tipul de produs, volumul, identitatea furnizorului, datele de producție și geolocația de origine.
• Evaluarea riscurilor: Evaluați riscul ca produsul să fie legat de defrișări sau de încălcări ale legislației, pe baza practicilor furnizorilor și a regiunilor de aprovizionare.
• Reducerea riscurilor: Dacă riscul nu este neglijabil, luați măsuri corective, cum ar fi audituri ale terților, vizite la fața locului sau actualizări ale documentației înainte de a continua.

Fiecare etapă trebuie să fie documentată și repetată la fiecare nou lot sau transport de produse reglementate.

Care sunt cele mai frecvente provocări cu care se confruntă companiile în timpul conformării la EUDR?

În ciuda orientărilor clare, multe companii întâmpină dificultăți operaționale și logistice atunci când încearcă să pună în aplicare conformitatea cu EUDR.

Cele mai frecvente provocări includ:

• Colectarea datelor de la micii producători: Fermele mici pot fi lipsite de instrumente GPS, titluri de proprietate oficiale sau acces la internet.
• Infrastructură digitală limitată: Regiunile rurale pot suferi de conectivitate slabă, ceea ce afectează colectarea datelor în timp real.
• Costuri de conformitate ridicate: IMM-urile se confruntă cu bariere financiare atunci când investesc în instrumente GIS, audituri și documentație juridică.
• Lanțuri de aprovizionare complexe: Rețelele pe mai multe niveluri reduc vizibilitatea și cresc riscul de trasabilitate.
• Regimul funciar neclar: Proprietatea legală sau drepturile de utilizare a terenurilor pot fi contestate sau nedocumentate în unele regiuni.

Aceste probleme pot duce la întârzieri în depunerea cererilor DDS, documente incomplete sau transporturi blocate.

Cum pot companiile să depășească barierele legate de respectarea normelor EUDR?

Depășirea dificultăților practice legate de conformitatea cu EUDR necesită mai mult decât simpla respectare a listelor de verificare a reglementărilor. Întreprinderile trebuie să adopte o abordare proactivă, strategică, adaptată la realitățile specifice lanțului lor de aprovizionare. În special pentru companiile care se aprovizionează din regiuni cu risc ridicat sau de la mici producători, cheia unei implementări de succes constă în consolidarea capacităților, simplificarea proceselor și valorificarea infrastructurii digitale.

Pentru a gestiona mai eficient conformitatea, întreprinderile pot aplica o combinație de soluții practice și strategice:

• Formarea furnizorilor: Furnizarea de educație privind EUDR, utilizarea GPS și practicile de documentare.
• Seturi de instrumente standardizate: Utilizați modele preformatate pentru colectarea datelor, documente juridice și rapoarte DDS.
• Verificarea de către terți: Angajarea ONG-urilor locale sau a auditorilor pentru a evalua conformitatea în regiunile cu risc ridicat.
• Platforme colaborative: Utilizați sisteme centralizate precum eudr.co pentru a partaja date, a gestiona riscurile și a depune declarații DDS.
• Punerea în aplicare timpurie: Începeți pregătirea pentru conformitate înainte de termenele limită pentru a identifica și corecta verigile slabe din lanțul de aprovizionare.

Planificarea proactivă îmbunătățește fiabilitatea datelor și reduce riscurile în timpul inspecțiilor de punere în aplicare.

Certificările terților (de exemplu, FSC, PEFC, RSPO, Rainforest Alliance) sunt suficiente pentru respectarea EUDR?

Nu. Certificările precum FSC, PEFC, RSPO, Rainforest Alliance și alte sisteme similare nu înlocuiesc obligațiile legale de diligență impuse de EUDR.

Deși aceste certificări terțe pot sprijini procesul de evaluare a riscurilor al unei companii, ele nu exonerează operatorii de efectuarea și documentarea întregului proces de due diligence EUDR. În special, certificările nu pot înlocui necesitatea de a:

• Datele de geolocație ale parcelelor de producție (format WGS84).
• Verificarea conformității juridice în țara de origine.
• Asigurare fără defrișări după 31 decembrie 2020.
• Prezentarea unei declarații de diligență (DDS) prin intermediul platformei TRACES-NT a UE.

Aceste sisteme pot adăuga valoare în evaluarea credibilității furnizorilor și a practicilor de mediu, însă, în conformitate cu articolul 9 din Regulamentul privind protecția mediului, întreaga responsabilitate juridică revine operatorului sau comerciantului.

Companiile trebuie să trateze certificările doar ca dovezi suplimentare, nu ca măsuri de conformitate de sine stătătoare. Chiar și furnizorii complet certificați au nevoie de o verificare independentă și de colectarea de date pentru a îndeplini cerințele EUDR.

Ce documente trebuie să păstreze întreprinderile pentru a dovedi conformitatea cu EUDR?

În conformitate cu articolul 9 din EUDR, companiile trebuie să păstreze toată documentația referitoare la diligența necesară și la conformitate pentru o perioadă de cel puțin cinci ani. Aceasta include atât înregistrările interne, cât și materialele obținute de la furnizori sau de la părți terțe.

Documentele obligatorii includ:

• Date de geolocalizare: Coordonate precise (format WGS84) ale parcelelor de teren utilizate în producție.
• Datele de producție sau de recoltare: Date cu ștampilă temporală pentru a verifica alinierea cu data limită de 31 decembrie 2020.
• Documente privind conformitatea juridică: Titluri de proprietate, permise, contracte de muncă și certificate de mediu.
• Rapoarte de evaluare a riscurilor: Justificări pentru nivelurile de risc atribuite, inclusiv sursele și logica utilizată.
• Dovezi atenuante: Înregistrări ale auditurilor, corecțiilor furnizorilor sau analizelor imaginilor prin satelit, dacă au fost identificate riscuri.
• Declarația Due Diligence (DDS): Așa cum a fost prezentat prin TRACES-NT, împreună cu orice jurnale sau istoricul versiunilor.
• Comunicarea cu furnizorii: E-mail-uri, contracte sau declarații care susțin trasabilitatea și aprovizionarea legală.

Aceste înregistrări trebuie să fie stocate într-un format accesibil pentru audituri sau investigații efectuate de autoritățile naționale competente. Întreprinderile ar trebui să utilizeze sisteme sigure și organizate de stocare a datelor, în mod ideal cu jurnale marcate în timp și protocoale de rezervă.

Neprezentarea sau neprezentarea acestei documentații poate duce la măsuri de executare, chiar dacă DDS a fost prezentat corect.

Cine este responsabil pentru respectarea EUDR în cadrul unei întreprinderi?

Responsabilitatea juridică pentru conformitate revine "operatorului", entității care introduce bunuri pe piața UE sau le exportă.

Cu toate acestea, responsabilitatea operațională este adesea distribuită între departamente, inclusiv:

• Achiziții publice: Colectează date despre furnizori și mărfuri.
• Conformitate sau juridic: Evaluează obligațiile legale și pragurile de risc.
• Sustenabilitate/ESG: Monitorizează situația defrișărilor și evaluează credibilitatea certificării.
• IT/Tehnic: Gestionează sistemele GIS și integrările platformei DDS.

Cele mai bune practici includ numirea unui coordonator central al conformității sau înființarea unei echipe EUDR interfuncționale pentru a asigura documentarea continuă, actualizările și reacția la alertele de risc.

Trasabilitate și monitorizare

Trasabilitatea este o componentă de bază a conformității EUDR. Această secțiune explică ce date trebuie să fie urmărite și cum.

Ce date de geolocalizare sunt necesare?

Conform EUDR, trasabilitatea începe cu informații precise privind locul în care a fost produsă o marfă. Datele de geolocație nu sunt opționale - ele reprezintă piatra de temelie a demonstrării aprovizionării fără defrișări și a respectării legislației. Întreprinderile trebuie să se asigure că sistemele lor de date pot capta și gestiona cu exactitate dovezile bazate pe localizare.

Întreprinderile trebuie să furnizeze coordonatele de geolocație la nivel de parcelă pentru toate produsele din cadrul EUDR. Aceasta include:

• Latitudinea și longitudinea exacte (grade zecimale WGS84).
• limitele parcelelor pentru fermele mari sau cooperative.
• Data recoltării sau a producției.
• Identitatea furnizorului și dimensiunea terenului.

Aceste date spațiale sunt esențiale pentru a dovedi că nu a avut loc nicio defrișare după data-limită 2020.

Cum se realizează monitorizarea de la distanță?

În contextul EUDR, monitorizarea de la distanță joacă un rol esențial în verificarea faptului că nu au avut loc defrișări pe terenurile unde sunt produse mărfurile sau în apropierea acestora. Această abordare permite întreprinderilor să valideze declarațiile furnizorilor în mod independent și la scară largă, în special în regiunile în care auditurile la fața locului pot fi dificile sau consumatoare de resurse.

Monitorizarea la distanță presupune utilizarea unor instrumente digitale pentru a urmări schimbările în utilizarea terenurilor și pentru a confirma aprovizionarea fără defrișări.

Instrumentele comune includ:

• Imagini din satelit.
• Platforme de cartografiere GIS.
• Alerte bazate pe AI pentru defrișări neașteptate.

Aceste tehnologii ajută la verificarea datelor de la furnizori și pot detecta riscurile de mediu în timp real, chiar și în regiunile greu accesibile.

Ce se întâmplă dacă un furnizor nu poate furniza date de geolocalizare?

În temeiul EUDR, datele de geolocalizare nu sunt opționale, ci reprezintă o cerință legală esențială. Dacă un furnizor nu poate furniza coordonate exacte de geolocație la nivel de parcelă (în format WGS84), consecințele sunt imediate și semnificative.

În primul rând, produsul afectat nu poate fi introdus în mod legal pe piața UE sau exportat de pe aceasta. În lipsa datelor de geolocalizare, operatorii nu pot demonstra că produsul a fost fabricat pe terenuri care au rămas libere de defrișări după 31 decembrie 2020 - o condiție obligatorie pentru respectarea reglementărilor.

Această situație expune operatorul la un risc juridic și oprește fluxul de mărfuri prin lanțul de aprovizionare. Chiar dacă toate celelalte etape de due diligence sunt complete, un fișier de geolocalizare lipsă sau neverificabil face ca întreaga declarație de due diligence (DDS) să fie invalidă.

În astfel de cazuri, companiile au două opțiuni principale:

• să excludă produsul din inventarul lor destinat UE: Aceasta este adesea singura soluție pe termen scurt atunci când constrângerile de timp sau lipsa furnizorilor alternativi împiedică remedierea.
• Colaborarea cu furnizorii pentru a colecta date conforme: Aceasta poate include amplasarea de dispozitive GPS, efectuarea de studii de teren sau colaborarea cu organismele locale de verificare pentru a obține coordonatele și documentația necesare.

Operatorii sunt încurajați să identifice furnizorii cu risc ridicat sau nedigitalizați la începutul procesului de pregătire pentru conformitate. Furnizarea de asistență tehnică sau finanțare pentru colectarea de date geospațiale poate fi necesară, în special atunci când se lucrează cu mici producători sau cooperative din regiuni cu conectivitate redusă.

Nerezolvarea problemei lipsei datelor de geolocalizare nu numai că blochează expedierile, dar poate declanșa și audituri, amenzi sau prejudicii de reputație în cazul în care sunt descoperite pe piața UE mărfuri neconforme.

Pe scurt, lipsa datelor de geolocalizare este un factor de rupere a negocierilor în temeiul EUDR. Întreprinderile trebuie să pună în aplicare strategii solide de implicare a furnizorilor și de cartografiere pentru a evita perturbările și a menține accesul legal pe piață.

Cât de des ar trebui actualizate datele de monitorizare?

Monitorizarea în temeiul EUDR nu este o cerință unică - este o obligație continuă menită să asigure că toate produsele care intră sau ies de pe piața UE rămân conforme în timp. Datele statice sau neactualizate subminează integritatea declarației de due diligence (DDS) și cresc riscul de încălcare a reglementărilor.

Întreprinderile trebuie să își actualizeze în mod regulat datele de monitorizare pentru a reflecta modificările în ceea ce privește utilizarea terenurilor, compoziția lanțului de aprovizionare sau factorii de risc regionali. În special, actualizările sunt necesare în următoarele scenarii:

• Cu fiecare nou transport: Fiecare transport de mărfuri reglementate trebuie să fie însoțit de date de geolocație actuale, specifice lotului. Chiar și livrările recurente de la același furnizor trebuie să fie validate individual pentru a asigura coerența și conformitatea.
• Atunci când condițiile furnizorului sau utilizarea terenurilor se schimbă: În cazul în care un furnizor începe să se aprovizioneze dintr-o locație nouă, își extinde producția pe un teren diferit sau suferă modificări în ceea ce privește proprietatea sau drepturile asupra terenurilor, datele geospațiale corespunzătoare și evaluările riscurilor trebuie revizuite imediat.
• Ca răspuns la actualizarea imaginilor din satelit sau la alertele privind defrișările: Întreprinderile care utilizează platforme de teledetecție sau GIS ar trebui să reacționeze la alertele sistemului sau la dovezile vizuale ale pierderii pădurilor prin revizuirea și actualizarea profilurilor furnizorilor și a înregistrărilor DDS în consecință.
• Ca urmare a unei schimbări în clasificarea riscului de reglementare sau de țară: Atunci când Comisia Europeană actualizează nivelul de risc al unei țări sau publică noi orientări, este posibil ca datele și documentația de monitorizare să trebuiască să fie ajustate pentru a reflecta cerințele sporite de diligență.

Actualizările periodice sunt esențiale pentru a garanta că declarațiile DDS rămân exacte, justificabile din punct de vedere juridic și aliniate la cele mai recente realități din domeniu. Datele de monitorizare neactualizate sau incomplete pot duce la respingerea expedierilor, aplicarea de sancțiuni sau retragerea produselor.

Pentru a gestiona eficient acest proces, companiile ar trebui să pună în aplicare alerte automate, programe de rutină de reverificare a furnizorilor și sisteme digitale capabile să urmărească istoricul versiunilor datelor. Acest lucru nu numai că îmbunătățește eficiența operațională, dar demonstrează și pregătirea în materie de reglementare în timpul inspecțiilor sau auditurilor.

Care sunt cele patru componente cheie ale unei monitorizări eficiente a EUDR?

Monitorizarea eficientă în cadrul EUDR nu este o sarcină punctuală - este un sistem continuu, structurat, conceput pentru a urmări utilizarea terenurilor, a detecta schimbările și a asigura transparența lanțului de aprovizionare.

Cele patru componente esențiale sunt:

1. Colectarea datelor de geolocalizare: Coordonatele la nivel de parcelă (format WGS84) trebuie colectate pentru fiecare fermă, pădure sau plantație. Pentru micile exploatații, un singur punct poate fi suficient; pentru parcelele mai mari, este necesară cartografierea poligonului. Datele trebuie să includă datele de producție sau de recoltare și identificarea furnizorului.
2. Teledetecție și verificare prin satelit: Companiile ar trebui să utilizeze imagini prin satelit de înaltă rezoluție și instrumente de teledetecție pentru a verifica dacă nu au avut loc defrișări după 31 decembrie 2020. Aceste instrumente oferă dovezi vizuale obiective și ajută la validarea datelor de geolocație transmise de furnizori.
3. Cartografierea riscurilor pe baza GIS: Sistemele de informații geografice (GIS) ajută la vizualizarea riscurilor. Companiile pot suprapune datele furnizorilor cu factori de risc externi, cum ar fi proximitatea față de zone protejate, puncte nevralgice ale biodiversității sau regiuni cu o guvernanță slabă. Acest lucru contribuie la evaluarea riscurilor și la deciziile de atenuare a acestora.
4. Actualizări dinamice ale riscurilor: Monitorizarea trebuie să se adapteze la noile informații. Întreprinderile trebuie să actualizeze profilurile de risc ale furnizorilor în cazul în care apar alerte privind defrișările, se modifică documentația sau se schimbă clasificarea de risc a unei țări. În acest fel, se asigură că informațiile transmise prin DDS rămân valabile în timp.

Aceste patru componente lucrează împreună pentru a crea un sistem de conformitate auditabil și justificabil. Monitorizarea este baza pentru detectarea riscurilor în timp real și pentru o diligență credibilă din punct de vedere juridic.

Clasificarea riscurilor și evaluarea țării

Această secțiune explică modul în care abordarea UE bazată pe risc din cadrul EUDR influențează domeniul de aplicare și amploarea obligațiilor de due diligence. Înțelegerea clasificării țărilor este esențială pentru întreprinderile care doresc să își adapteze strategiile de conformitate, să reducă expunerea la riscuri și să aloce resursele în mod eficient.

Ce este abordarea bazată pe riscuri a EUDR?

EUDR introduce un sistem de clasificare pe niveluri a țărilor pentru a diferenția cerințele de diligență în funcție de riscul de defrișare asociat țării de origine. 

Comisia Europeană va clasifica țările în trei niveluri de risc:

• Țări cu risc scăzut: Acestea sunt jurisdicții cu o incidență scăzută a despăduririlor și o guvernanță forestieră puternică. Acestea au, de obicei, sisteme de proprietate funciară fiabile, lanțuri de aprovizionare transparente și o aplicare eficientă a legislației de mediu. Pentru produsele originare din aceste țări, operatorii pot beneficia de proceduri simplificate de due diligence, inclusiv documentație redusă și verificări mai puțin intensive.
• Țări cu risc standard: Aceasta este clasificarea implicită și se aplică atunci când nu există o desemnare specifică. Aceasta impune întreprinderilor să efectueze întregul set de etape de due diligence: colectarea de informații, evaluarea riscurilor și atenuarea acestora, dacă este necesar. Majoritatea țărilor se vor încadra probabil inițial în această categorie, în special în fazele inițiale ale aplicării EUDR.
• Țări cu risc ridicat: Aceste țări sunt asociate cu o probabilitate mai mare de defrișare ilegală, guvernanță slabă sau aplicare inconsecventă a legislației în domeniul forestier. Operatorii care se aprovizionează din aceste regiuni trebuie să desfășoare o diligență sporită, inclusiv măsuri de verificare mai aprofundate, o documentație mai detaliată și, eventual, audituri ale terților sau inspecții pe teren.

Nivelul de risc atribuit va influența în mod direct tipul și intensitatea diligențelor pe care trebuie să le efectueze un operator. De exemplu, aprovizionarea dintr-o zonă cu risc ridicat va necesita o justificare mai solidă a faptului că produsul nu este defrișat și este produs legal, cu dovezi solide.

Este important de reținut că clasificarea riscului nu scutește companiile de obligația de a se conforma. Chiar și în cazul țărilor cu risc scăzut, trebuie îndeplinite în continuare criteriile privind trasabilitatea și lipsa defrișărilor. Cu toate acestea, clasificarea ajută întreprinderile să își concentreze eforturile de conformitate acolo unde riscul de prejudicii este cel mai mare.

Când vor fi publicate nivelurile de risc de țară?

Lista oficială de clasificare a riscurilor urmează să fie publicată de Comisia Europeană până la 30 iunie 2025. Aceasta va clasifica fiecare țară sau regiune producătoare pe baza unor indicatori verificați independent, cum ar fi ratele de despădurire, calitatea guvernanței, capacitatea de punere în aplicare și transparența lanțurilor de aprovizionare.

Până când această listă va fi finalizată și pusă la dispoziția publicului, toate țările trebuie să fie tratate fie ca țări cu risc standard, fie ca țări cu risc ridicat. Aceasta înseamnă că întreprinderile trebuie să desfășoare un proces complet de due diligence pentru toate regiunile de aprovizionare, indiferent de statutul lor perceput în materie de mediu sau de guvernanță.

Nu se vor aplica proceduri simplificate înainte de adoptarea oficială a listei de risc. Companiile ar trebui să evite asumarea statutului de risc scăzut pentru orice furnizor sau regiune și, în schimb, să se pregătească pentru o conformitate cuprinzătoare în toate lanțurile lor de aprovizionare.

Odată publicată, clasificarea va fi revizuită și actualizată periodic. Întreprinderile ar trebui să monitorizeze îndeaproape aceste actualizări, deoarece schimbările în statutul unei țări ar putea modifica imediat domeniul de aplicare al due diligence-ului necesar pentru produsele provenite din regiunea respectivă.

Pe scurt, în timp ce abordarea bazată pe risc va oferi în cele din urmă o cale de conformare mai bine direcționată, întreprinderile trebuie să trateze toate originile ca fiind cu risc potențial ridicat până la 30 iunie 2025. O pregătire solidă și sisteme adaptabile sunt esențiale pentru gestionarea eficientă a acestei incertitudini tranzitorii.

Aplicare și sancțiuni

Înțelegerea modului în care EUDR va fi pusă în aplicare și a sancțiunilor aplicabile este esențială pentru planificarea riscurilor. Întreprinderile nu trebuie să se concentreze doar pe crearea de sisteme de conformitate, ci și pe înțelegerea mecanismelor de aplicare pe care statele membre ale UE le vor aplica în practică.

Cum va fi pus în aplicare EUDR?

Aplicarea EUDR va fi descentralizată, dar coordonată. Fiecare stat membru al UE este responsabil de desemnarea uneia sau mai multor autorități competente însărcinate să asigure punerea în aplicare și respectarea regulamentului în jurisdicția sa.

Aceste autorități naționale beneficiază de competențe importante, printre care:

• Efectuarea de audituri și inspecții: Atât anunțate, cât și neanunțate, care acoperă sediile întreprinderilor, depozitele, locurile de producție și sistemele de documentare.
• Solicitarea documentației: Cum ar fi declarațiile de due diligence (DDS), înregistrările de geolocalizare, dovezile de proveniență legală și fișierele de evaluare a riscurilor.
• sechestrarea sau blocarea transporturilor: Interceptarea mărfurilor suspectate de neconformitate înainte ca acestea să fie puse în circulație.
• Investigarea plângerilor sau a rapoartelor denunțătorilor: În special cele din partea ONG-urilor, jurnaliștilor sau comunităților afectate din țările furnizoare.
• Impunerea de sancțiuni administrative sau juridice: Inclusiv sancțiuni financiare, interdicții de comercializare și includerea în registre publice de neconformitate.

Pentru a facilita cooperarea și schimbul de informații transfrontaliere, toate autoritățile vor funcționa prin intermediul platformei centralizate TRACES-NT a UE. Acest sistem digital permite urmărirea în timp real a prezentărilor DDS, a rezultatelor auditului și a stării de conformitate în întreaga UE.

De asemenea, fiecare stat membru trebuie să prezinte Comisiei Europene rapoarte anuale privind aplicarea legislației, care să detalieze numărul de inspecții efectuate, încălcările constatate și măsurile corective luate. Acest lucru asigură o monitorizare și o responsabilitate consecvente în întreaga Uniune.

Întreprinderile ar trebui să se pregătească pentru inspecții bazate pe riscuri, audituri aleatorii și investigații bazate pe date, în special în sectoarele sau regiunile cu risc ridicat. Autoritățile pot utiliza, de asemenea, imagini din satelit, alerte bazate pe inteligență artificială și instrumente geospațiale pentru a identifica în mod proactiv neregulile.

Care sunt sancțiunile pentru nerespectarea obligațiilor?

EUDR impune sancțiuni stricte și de mare amploare pentru încălcări, reflectând semnificația juridică și de mediu ridicată a regulamentului.

Sancțiunile potențiale includ:

• Amenzi pecuniare: Acestea pot ajunge până la 4% din cifra de afaceri anuală a operatorului la nivelul UE, în funcție de gravitatea și recurența încălcării.
• Confiscarea sau distrugerea bunurilor: Produsele care nu îndeplinesc criteriile EUDR pot fi distruse fizic, li se poate refuza intrarea sau pot fi retrase de pe piață.
• Confiscarea veniturilor: Autoritățile pot recupera orice profit obținut din vânzarea de bunuri neconforme.
• Interdicții de acces pe piață: În cazuri grave sau repetate, întreprinderilor le poate fi interzisă temporar sau permanent introducerea pe piața UE a produselor reglementate.
• Numire publică: Infractorii pot fi listați public, ceea ce duce la prejudicii de reputație, la pierderea încrederii cumpărătorilor și la controale din partea ONG-urilor și a mass-media.

Punerea în aplicare este concepută pentru a fi proporțională, disuasivă și eficientă. Societățile care dau dovadă de neglijență, falsifică date sau ignoră responsabilitățile în materie de conformitate sunt susceptibile de a se confrunta cu sancțiuni mai aspre decât cele care dau dovadă de bună credință, dar se confruntă cu probleme izolate.

Pentru a reduce riscurile juridice și financiare, companiile ar trebui să pună în aplicare sisteme solide de control intern, să instruiască personalul cu privire la protocoalele de due diligence și să păstreze o documentație completă în orice moment.

Cât timp trebuie să păstreze întreprinderile datele privind conformitatea EUDR?

În conformitate cu articolul 9 alineatul (3) din Regulamentul privind normele de aplicare a UE, atât operatorii (care introduc produse pe piața UE), cât și marii comercianți (care vând bunuri reglementate aflate deja în circulație) au obligația legală de a păstra toate documentele de conformitate timp de cel puțin cinci ani.

Această perioadă de păstrare de cinci ani începe de la data la care produsul a fost introdus pe piața UE sau exportat din UE, în funcție de rolul actorului în lanțul de aprovizionare.

Întreprinderile trebuie să păstreze următoarele înregistrări:

• Declarații de due diligence (DDS): Astfel cum au fost transmise prin intermediul platformei TRACES-NT, inclusiv chitanțele de transmitere și orice modificări ulterioare.
• Geolocalizare și date privind recolta: Coordonate exacte (WGS84), limitele parcelei și datele de producție sau de recoltare ștampilate.
• Documentație juridică privind sursele de aprovizionare: Titluri de proprietate, permise de exploatare forestieră, certificate de mediu și respectarea legislației locale.
• Contracte și declarații ale furnizorilor: Acorduri, atestări sau politici care confirmă proveniența legală și fără defrișări.
• Rapoarte de evaluare a riscurilor: Evaluări interne sau ale terților care justifică clasificarea produsului sau furnizorului în funcție de riscuri.
• Acțiuni de atenuare și jurnale: Înregistrări ale auditurilor, angajamentului furnizorului, măsurilor de remediere sau etapelor de verificare prin satelit.
• Jurnalele de sistem și corespondența internă: Dovezi care să demonstreze că deciziile de due diligence s-au bazat pe procese trasabile și verificabile.

Aceste materiale trebuie să fie ușor accesibile autorităților naționale la cerere. Deși fișierele pe suport de hârtie nu sunt interzise, arhivarea digitală cu directoare structurate, protocoale de backup și controale de acces este puternic recomandată pentru a asigura conformitatea pe termen lung și capacitatea de audit.

Este important de reținut faptul că neprezentarea acestei documentații, chiar dacă nu a avut loc nicio defrișare, poate conduce în continuare la acțiuni de punere în aplicare. Autoritățile de reglementare sunt abilitate să impună sancțiuni doar pe baza nerespectării procedurilor.

Prin urmare, păstrarea unor înregistrări detaliate și bine organizate este esențială nu numai pentru îndeplinirea obligațiilor legale, ci și pentru protejarea companiei împotriva riscurilor financiare și de reputație în timpul inspecțiilor sau litigiilor.

Asistență de la eudr.co

Navigarea în complexitatea Regulamentului UE privind defrișările (EUDR) necesită nu numai o înțelegere solidă a cerințelor legale, ci și instrumentele potrivite pentru a le gestiona eficient. Platformele specializate precum eudr.co oferă sprijin esențial pentru întreprinderile care doresc să asigure conformitatea fără povara sistemelor fragmentate sau a proceselor manuale. Această secțiune prezintă modul în care funcționează eudr.co și cum sprijină diverși actori din lanțul de aprovizionare.

Ce este eudr.co?

Eudr.co este o platformă de conformitate special concepută pentru a sprijini companiile în îndeplinirea obligațiilor prevăzute de EUDR. Spre deosebire de instrumentele generale ESG sau de durabilitate, eudr.co se concentrează strict pe standardele juridice, tehnice și de trasabilitate detaliate ale regulamentului.

Platforma oferă un mediu unificat în care întreprinderile pot gestiona toate aspectele legate de conformitatea cu EUDR, de la colectarea informațiilor despre furnizori și a datelor de geolocalizare până la generarea declarațiilor de diligență (DDS) și transmiterea acestora prin canalele oficiale ale UE.

Arhitectura sa sprijină atât întreprinderile mici, cât și cele mari, oferind flexibilitate, scalabilitate și o interfață ușor de utilizat. Fie că gestionează o singură linie de produse sau un lanț global de aprovizionare pe mai multe niveluri, eudr.co ajută organizațiile să creeze fluxuri de lucru conforme, fiabile și verificabile.

Cum suportă eudr.co certificarea?

Pentru a respecta standardele stricte ale EUDR, companiile trebuie să valideze nu numai sursa bunurilor lor, ci și producția legală și trasabilitatea acestora. Eudr.co include un set de instrumente care abordează direct aceste cerințe:

• Instrumente de cartografiere bazate pe GIS pentru a verifica localizarea exactă și limitele parcelelor de producție utilizând date din satelit.
• Stocarea documentelor securizată prin Blockchain pentru a preveni falsificarea și a asigura o pistă de audit imuabilă.
• Generarea automată a DDS care se aliniază la articolele 4-5 din EUDR și reduce munca administrativă.
• Tablouri de bord de risc în timp real care notifică utilizatorii cu privire la modificări ale statutului furnizorilor, clasificărilor pe țări sau alertelor prin satelit.
• Integrarea TRACES-NT pentru transmiterea fără probleme a documentelor de conformitate către autoritățile UE.

Prin consolidarea acestor caracteristici într-o singură platformă, eudr.co scurtează termenele de certificare și minimizează riscul de eroare umană în timpul manipulării și raportării datelor.

Cine poate beneficia de utilizarea eudr.co?

Eudr.co este conceput pentru un spectru larg de utilizatori implicați în lanțurile de aprovizionare reglementate de EUDR. Designul său modular și setările de control al accesului permit fiecărui tip de actor să utilizeze platforma în mod eficient, fără suprapunerea responsabilităților.

• Importatorii și exportatorii pot automatiza generarea DDS, pot colecta date de geolocalizare și pot monitoriza riscurile furnizorilor în timp real.
• Comercianții și distribuitorii beneficiază de tablouri de bord de trasabilitate și de funcții de păstrare a documentelor.
• Producătorii agricoli și cooperativele pot încărca date privind terenurile, datele de recoltare și acreditările furnizorilor direct de pe teren.
• Organismele de certificare obțin acces numai la citire pentru a verifica documentele în timpul auditurilor sau inspecțiilor.
• Retailerii și producătorii au acces la transparența completă a lanțului de aprovizionare și la rapoarte de audit la export pentru uz intern sau pentru revizuirea de către părțile interesate.

Această concepție bazată pe roluri ajută fiecare actor să mențină conformitatea, contribuind în același timp la un lanț de trasabilitate coordonat și verificabil.

Cum diferă eudr.co de instrumentele ESG generale?

Spre deosebire de platformele ESG sau ale lanțului de aprovizionare convenționale, eudr.co este conceput pentru a respecta pragurile legale ale EUDR până la nivel de articol. Oferă un nivel mai ridicat de specificitate și relevanță juridică prin încorporarea standardelor de reglementare în fiecare flux de lucru.

Diferențele cheie includ:

• Logică juridică încorporată, aliniată articolelor 3-11 din EUDR.
• Module dedicate pentru trasabilitate, analiza riscului de defrișare și păstrarea documentelor.
• Rapoarte de preaudit și alerte adaptate practicilor naționale de aplicare a regulamentului.
• Șabloane structurate și formate de dovezi care corespund cerințelor autorităților în timpul inspecțiilor.

Platformele ESG generice pot să nu aibă capacitatea de a gestiona formate precise de geolocație (WGS84), documente privind legalitatea pădurilor sau metadate specifice DDS, ceea ce face ca eudr.co să fie o soluție mai fiabilă pentru respectarea EUDR.

Se integrează eudr.co cu sistemele noastre existente?

Da. Eudr.co este conceput pentru a se integra în ecosistemele digitale existente, fără a necesita revizuiri costisitoare. Platforma oferă:

• Acces API pentru integrarea cu ERP, lanțul de aprovizionare și sistemele de achiziții.
• Opțiuni CSV și de încărcare pe loturi pentru introducerea sau migrarea masivă a datelor.
• Moduri de introducere manuală a datelor pentru utilizatorii mici care nu dispun de sisteme automatizate.
• Compatibilitate cu baze de date de certificare, cum ar fi FSC și PEFC, pentru a face referințe încrucișate cu acreditările furnizorilor.
• Interoperabilitatea GIS și a monitorizării la distanță pentru conectarea instrumentelor prin satelit cu tablourile de bord de conformitate.

Această interoperabilitate garantează că întreprinderile își pot valorifica infrastructura digitală existentă, îndeplinind în același timp cerințele unice ale EUDR.

Este complexă procesul de onboarding?

Nu. Procesul de integrare este conceput pentru a fi rapid și accesibil, chiar și pentru companiile cu expertiză tehnică limitată. 

Oferte Eudr.co:

• Ghiduri de configurare pas cu pas pentru a vă ajuta să configurați profiluri de companii, liste de furnizori și fluxuri de lucru pentru conformitate.
• Șabloane preîncărcate și câmpuri dropdown pentru a reduce introducerea manuală a datelor.
• Chat live și suport de formare din partea experților în conformitate pentru a răspunde întrebărilor legate de reglementare sau platformă.
• Opțiuni de interfață multilingvă, care facilitează utilizarea în echipe internaționale și rețele de furnizori.

Majoritatea companiilor pot fi operaționale în câteva zile, în funcție de volumul și structura datelor existente. Tabloul de bord ușor de utilizat reduce curbele de învățare și asigură un timp rapid de conformare.

Concluzie

Regulamentul UE privind defrișările marchează o schimbare majoră în guvernanța lanțului global de aprovizionare. Cerând ca produsele să nu fie defrișate, să provină din surse legale și să poată fi urmărite în întregime până la parcela de origine geolocalizată, regulamentul stabilește un nou standard juridic pentru transparență și responsabilitate. Pentru companiile care își desfășoară activitatea în UE sau care fac comerț cu UE, aceasta nu mai este o inițiativă voluntară de dezvoltare durabilă, ci o obligație de reglementare obligatorie.

Întreprinderile care acționează din timp prin implementarea sistemelor de trasabilitate, colectarea datelor de geolocalizare și transmiterea declarațiilor de diligență (DDS) prin intermediul platformei TRACES-NT vor fi mai bine poziționate pentru a păstra accesul pe piață, a evita sancțiunile și a răspunde așteptărilor tot mai mari ale părților interesate.

Conformitatea EUDR nu înseamnă doar gestionarea riscurilor de reglementare. Este o investiție strategică în reziliența pe termen lung, integritatea lanțului de aprovizionare și credibilitatea mărcii pe o piață globală din ce în ce mai axată pe mediu.